WBS là sự phân chia dự án thành các thành phần nhỏ hơn theo hướng có thể thực hiện được. Đó là một công cụ sắp xếp các cột mốc và nhiệm vụ của dự án theo thứ bậc, theo thứ tự chúng cần được hoàn thành.
Một WBS kỹ lưỡng sẽ cung cấp cho bạn bản trình bày trực quan về dự án và các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành từng cột mốc quan trọng. Nó giúp bạn hiểu tất cả các nhiệm vụ thiết yếu của dự án dễ dàng hơn, chẳng hạn như ước tính chi phí, lập lịch trình, phân công vai trò và trách nhiệm cũng như theo dõi tiến độ. Hãy coi mỗi thông tin như một phần của câu đố tổng thể của dự án—bạn không thể điều hướng thành công các nhiệm vụ nếu không hiểu chúng khớp với nhau như thế nào. Ví dụ: nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn có thể được nâng lên thành nhiệm vụ hoặc cột mốc lớn hơn.
Các bước xây dựng WBS
Xin nhắc lại, đây là ba bước chính cần thực hiện khi tạo WBS:
- Bắt đầu với bức tranh dự án bao quát, cấp cao. Hãy cùng nhóm của bạn động não để liệt kê các sản phẩm và cột mốc quan trọng. Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện của công ty. Các cột mốc quan trọng của bạn có thể bao gồm các danh mục như “địa điểm an toàn”, “hoàn tất công tác hậu cần cho khách” và “thiết lập chương trình nghị sự”.
- Xác định các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được các cột mốc đó. Ví dụ: Bạn có thể chia một cột mốc quan trọng như “địa điểm an toàn” thành các nhiệm vụ như “địa điểm nghiên cứu”, “tham quan và trang trí không gian”, “thanh toán trước”, v.v.
- Kiểm tra các nhiệm vụ đó và chia chúng thành các nhiệm vụ phụ. Ví dụ: Bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ như “tham quan và trang trí không gian” thành các nhiệm vụ phụ như “tổ chức ủy ban trang trí”, “mua đồ trang trí”, “phân công trách nhiệm trang trí”, v.v.
Để lại một bình luận