Quy Trình Mua Dịch Vụ (The Procurement Process)

Mua dịch vụ (Procurement) là một phần quan trọng trong quản lý dự án, đặc biệt khi bạn cần các nguồn lực bổ sung ngoài những gì hiện có để đạt được các mục tiêu của dự án. Mặc dù không phải dự án nào cũng yêu cầu quy trình mua dịch vụ, nhưng việc chuẩn bị sẵn sàng là rất quan trọng. Quy trình mua dịch vụ thường bao gồm năm bước chính. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng bước.

1. Khởi Động (Initiating)

Bước đầu tiên trong quy trình mua dịch vụ là khởi động (initiating). Đây là giai đoạn lập kế hoạch, trong đó bạn xác định những sự trợ giúp cần thiết ngoài các nguồn lực hiện có để đạt được mục tiêu của dự án. Trong bước này, bạn cũng cần lập hồ sơ để trình bày lý do tại sao cần các nguồn lực bổ sung thông qua quy trình mua dịch vụ. Điều này bao gồm việc xác định rõ các nhu cầu cụ thể và dự kiến chi phí liên quan đến việc mua dịch vụ các tài nguyên này.

2. Lựa Chọn (Selecting)

Bước thứ hai là lựa chọn (selecting), bao gồm quyết định về các vật tư cần thiết và lựa chọn các nhà cung cấp (vendors) để mua các vật tư này. Quá trình này thường đòi hỏi sự nghiên cứu kỹ lưỡng để tìm ra nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của dự án, đảm bảo rằng chất lượng và giá cả của các vật tư là hợp lý.

3. Viết Hợp Đồng (Contract Writing)

Bước thứ ba là viết hợp đồng (contract writing). Đây là giai đoạn phát triển, xem xét và ký kết các hợp đồng mua dịch vụ. Hợp đồng cần phải rõ ràng và chi tiết, bao gồm các điều khoản và điều kiện cụ thể về thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, giá cả và các điều kiện thanh toán. Việc này giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ và đồng ý với các yêu cầu và mong đợi của nhau.

4. Kiểm Soát (Control)

Bước thứ tư là kiểm soát (control), trong đó bạn thực hiện các khoản thanh toán, thiết lập logistics và các yêu cầu để duy trì chất lượng, và đảm bảo rằng các điều khoản trong hợp đồng được tuân thủ. Điều này bao gồm việc giám sát tiến độ giao hàng, kiểm tra chất lượng sản phẩm và xử lý bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

5. Hoàn Thành (Completing)

Bước cuối cùng là hoàn thành (completing), trong đó bạn đo lường sự thành công của quy trình mua dịch vụ. Đây là giai đoạn đánh giá kết quả cuối cùng so với mục tiêu ban đầu và kiểm tra xem các yêu cầu và điều kiện trong hợp đồng đã được đáp ứng đầy đủ hay chưa. Quá trình này giúp bạn rút ra những bài học kinh nghiệm và cải thiện quy trình mua dịch vụ cho các dự án tương lai.

Khác Biệt Giữa Phương Pháp Agile và Truyền Thống

Quy trình mua dịch vụ có thể khác nhau tùy thuộc vào phương pháp quản lý dự án mà bạn sử dụng. Có những khác biệt rõ rệt giữa mua dịch vụ theo phương pháp Agile và truyền thống.

Mua Dịch Vụ Theo Phương Pháp Agile (Agile Procurement Management)

Mua dịch vụ theo phương pháp Agile thường mang tính cộng tác hơn giữa đội ngũ dự án và nhà cung cấp cuối cùng. Phương pháp này nhấn mạnh mối quan hệ giữa các bên liên quan. Toàn bộ đội ngũ dự án đóng vai trò lớn hơn trong việc xác định những gì cần được mua dịch vụ. Thay vì sử dụng hợp đồng dựa trên các sản phẩm cố định, quản lý mua dịch vụ theo phương pháp Agile có xu hướng sử dụng hợp đồng “sống” (living contract) có thể điều chỉnh dựa trên đánh giá của dự án. Điều này có nghĩa là hợp đồng có thể thay đổi linh hoạt hơn so với phương pháp truyền thống.

Trong quy trình này, đội ngũ dự án đánh giá dự án hoặc các sản phẩm giao hàng một cách định kỳ và liên tục xử lý phản hồi. Phương pháp này yêu cầu bạn phải giao tiếp rõ ràng với các nhà cung cấp để họ hiểu cách làm việc này và đồng ý duy trì tính linh hoạt. Việc có một mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp là rất quan trọng vì hợp đồng có thể cần phải được đàm phán lại nhiều lần trong quá trình thực hiện dự án.

Mua Dịch Vụ Theo Phương Pháp Truyền Thống (Traditional Procurement Management)

Ngược lại, quản lý mua dịch vụ theo phương pháp truyền thống tập trung vào các hợp đồng tiêu chuẩn với các điều khoản và sản phẩm giao hàng rõ ràng. Trong các phương pháp truyền thống, người quản lý dự án có thể chịu trách nhiệm từ đầu đến cuối quá trình mua dịch vụ thay vì toàn bộ đội ngũ cung cấp đầu vào. Các hợp đồng này thường bao gồm tài liệu chi tiết và rõ ràng về các yêu cầu và chi tiết các dịch vụ và sản phẩm giao hàng. Mặc dù phương pháp này có vẻ cứng nhắc hơn, lợi ích là bạn đã xác định rõ các luồng công việc và thời hạn, giúp bảo vệ bạn khỏi những hoàn cảnh không lường trước và có thể không phải trả thêm cho các thay đổi không dự đoán được.

Trong phương pháp truyền thống, quá trình đàm phán có thể phức tạp hơn. Bạn sẽ không nhất thiết có không gian để đàm phán lại các hợp đồng nếu có sự thay đổi, do đó bạn có thể phải bắt đầu lại toàn bộ quy trình. Vì vậy, việc chi tiết càng nhiều càng tốt và dành thêm thời gian trong giai đoạn đàm phán là vô cùng quan trọng trong phương pháp quản lý dự án truyền thống.

Tài Liệu Chính Thức Hỗ Trợ Quy Trình Mua Dịch Vụ

Quy trình mua dịch vụ có thể trở nên phức tạp, nhưng có một số tài liệu chính thức có thể giúp bạn điều hướng qua quá trình này. Các tài liệu này cung cấp hướng dẫn và khuôn khổ để đảm bảo rằng bạn tuân thủ các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn ngành. Chúng bao gồm:

• Yêu Cầu Mua Hàng (Purchase Requisition): Biểu mẫu yêu cầu mua dịch vụ các vật tư hoặc dịch vụ cần thiết cho dự án.
• Yêu Cầu Báo Giá (Request for Quotation – RFQ): Tài liệu gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng để yêu cầu báo giá cho các vật tư hoặc dịch vụ cần thiết.
• Đề Nghị Đấu Thầu (Request for Proposal – RFP): Tài liệu chi tiết các yêu cầu của dự án và mời các nhà cung cấp nộp đề xuất.
• Đánh Giá Nhà Cung Cấp (Vendor Evaluation): Quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí cụ thể.
• Hợp Đồng Mua Dịch Vụ (Procurement Contract): Hợp đồng pháp lý giữa công ty và nhà cung cấp về các điều khoản mua dịch vụ.

Những tài liệu này giúp bạn duy trì sự minh bạch và nhất quán trong quy trình mua dịch vụ, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ các yêu cầu và điều kiện của nhau.

Kết Luận

Quy trình mua dịch vụ là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án, đặc biệt khi bạn cần thêm các nguồn lực để đạt được mục tiêu của dự án. Hiểu rõ các bước trong quy trình này, cũng như sự khác biệt giữa phương pháp Agile và truyền thống, giúp bạn chuẩn bị tốt hơn và thực hiện quy trình mua dịch vụ một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng các tài liệu chính thức và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp, bạn có thể đảm bảo rằng dự án của mình sẽ diễn ra suôn sẻ và đạt được thành công mong đợi.