Trong bài này, bạn sẽ được học cách xác định mục tiêu của một dự án tiêu chí thành công, các thuộc tính có thể đo lường được mà người quản lý dự án sử dụng để xác định liệu toàn bộ dự án có thành công hay không. Bài đọc này sẽ tập trung vào việc sử dụng OKRs để đánh giá tiến độ của một dự án.
Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKR)
Bạn đã biết rằng OKR—Mục tiêu và Kết quả then chốt—kết hợp mục tiêu và số liệu để xác định kết quả có thể đo lường được. Thiết lập OKRs là một kỹ thuật có thể giúp các nhóm dự án xác định, giao tiếp và đo lường các tiêu chí thành công chung.
Mục tiêu: Xác định những gì cần đạt được; mô tả một kết quả mong muốn.
Kết quả chính: Các kết quả có thể đo lường được nhằm xác định một cách khách quan thời điểm đạt được mục tiêu
Truyền đạt và theo dõi OKR
Việc tiến hành đăng ký thường xuyên và chủ động theo dõi tiến độ với nhóm của bạn có thể giúp đảm bảo rằng các mục tiêu đang được đáp ứng và mọi vấn đề đều được giải quyết càng sớm càng tốt.
Chia sẻ OKRs của bạn với nhóm của bạn. Khi bạn đã tạo OKR cho dự án của mình, điều quan trọng là phải truyền đạt chúng cho nhóm của bạn để mọi người biết cách tập trung và điều chỉnh nỗ lực của mình. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chia sẻ tài liệu kỹ thuật số, trình bày chúng trong cuộc họp hoặc thêm chúng vào trang web nội bộ. OKR có thể giúp nhóm dự án của bạn bám sát mục tiêu, theo dõi những điểm yếu và liên tục được thúc đẩy để đạt được mục tiêu của dự án.
Chỉ định chủ sở hữu. Chỉ định chủ sở hữu cho mọi kết quả quan trọng để mọi người biết ai chịu trách nhiệm về việc gì. Điều này giúp tăng thêm sự rõ ràng và tăng trách nhiệm giải trình.
Đo lường tiến độ
Đo lường OKR của bạn là một phần quan trọng trong việc theo dõi và chia sẻ tiến trình của bạn. Một cách tắt để xác định trạng thái của dự án là chấm điểm hoặc chấm điểm OKR của bạn. Mặc dù điểm số không cung cấp đánh giá đầy đủ về sự thành công của dự án nhưng chúng là công cụ hữu ích để xác định mức độ bạn đạt được mục tiêu của mình. Sau đó, bạn có thể chia sẻ điểm OKR của mình với các bên liên quan của dự án và các thành viên trong nhóm như một phần của bản cập nhật tổng thể về dự án của bạn.
Xác định cách bạn sẽ chấm điểm OKRs của mình. OKRs có thể được tính điểm theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ: bạn có thể ghi điểm dựa trên tỷ lệ phần trăm của mục tiêu đã hoàn thành, việc hoàn thành các mốc quan trọng nhất định hoặc thang điểm từ 1 đến 10. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp tính điểm theo “đèn giao thông”, trong đó màu đỏ có nghĩa là bạn không đạt được tiến bộ nào, màu vàng có nghĩa là bạn đã đạt được một số tiến bộ và màu xanh lá cây có nghĩa là bạn đã hoàn thành mục tiêu của mình.
Cách tiếp cận đơn giản nhất để chấm điểm OKR là phương pháp “có/không”, với “có” nghĩa là bạn đã đạt được mục tiêu và “không” nghĩa là bạn chưa đạt được. Khi sử dụng phương pháp này, kết quả chính như “Khởi chạy chiến dịch tiếp thị tiện ích mới” có thể được xếp loại 1 hoặc 0 tùy thuộc vào việc chiến dịch đó có được khởi chạy (1) hay không (0).
Một cách tiếp cận tính điểm nâng cao hơn là chấm điểm các kết quả chính của bạn theo thang điểm. Với phương pháp này, nếu kết quả chính là “Ra mắt sáu tính năng mới” và chỉ có ba tính năng mới được ra mắt thì OKR có thể được xếp loại 0,5. Nói chung, nếu KR giúp bạn đạt được mục tiêu thì OKR của bạn sẽ nhận được điểm cao hơn; nếu không, OKR của bạn sẽ nhận được điểm thấp hơn.
Tại Google, OKR thường được chấm điểm theo thang điểm từ 0,0 đến 1,0, với 1,0 nghĩa là mục tiêu đã đạt được hoàn toàn. Mỗi kết quả quan trọng riêng lẻ sẽ được chấm điểm và sau đó điểm được tính trung bình để xác định điểm cho OKR đó.
Đặt kỳ vọng ghi điểm của bạn. Với thang đo 0,0–1,0 của Google, kỳ vọng là đặt ra các OKR đầy tham vọng và đặt mục tiêu đạt được mức trung bình ít nhất là 0,6 đến 0,7 trên tất cả các OKR. Đối với OKR được phân loại theo tỷ lệ phần trăm đạt được, điểm tốt nhất nằm trong khoảng 60–70%. Ghi điểm thấp hơn có thể có nghĩa là nhóm không đạt được những gì có thể đạt được. Đạt điểm cao hơn có thể có nghĩa là các mục tiêu đầy tham vọng chưa được đặt ra đủ cao.
Lên lịch các điểm kiểm tra. Điều quan trọng là phải thường xuyên trao đổi về tình trạng OKR của dự án với nhóm của bạn và các nhà quản lý cấp cao. Ví dụ: có thể hữu ích nếu kiểm tra hàng tháng về tiến trình của OKR để giúp cả cá nhân và nhóm của bạn biết được họ đang ở đâu. Thông thường, vào cuối quý, bạn sẽ chấm điểm từng OKR của mình để đánh giá xem nhóm đã làm tốt như thế nào để đạt được mục tiêu của mình.
Tóm lại
OKR có thể giúp bạn xác định và đo lường các tiêu chí thành công của dự án. Để sử dụng OKR nhằm đáp ứng hiệu quả các tiêu chí thành công của dự án, điều quan trọng là phải chia sẻ chúng với nhóm của bạn, phân công chủ sở hữu cho từng kết quả chính để đảm bảo trách nhiệm giải trình, đo lường tiến độ OKR của bạn bằng cách cho điểm chúng và theo dõi tiến trình OKR của bạn bằng cách lên lịch đăng ký thường xuyên với nhóm của bạn.
Để giúp bạn bắt đầu thực hành viết OKR của riêng mình, hãy xem các mẫu bên dưới. Để sử dụng các mẫu, hãy nhấp vào các liên kết bên dưới và chọn “Sử dụng mẫu”.
Để lại một bình luận