Khi bạn bắt đầu quá trình lập kế hoạch cho một dự án, một trong những điều đầu tiên bạn cần nghĩ đến là: điều gì có thể xảy ra? Nghe có vẻ tiêu cực nhưng những người quản lý dự án thực dụng biết kiểu suy nghĩ này mang tính phòng ngừa. Các vấn đề chắc chắn sẽ nảy sinh và bạn cần có chiến lược giảm thiểu để biết cách quản lý rủi ro khi xảy ra sự cố. lập kế hoạch dự án.
Nhưng bạn làm cách nào để giải quyết những điều chưa biết? Nghe có vẻ như một nghịch lý triết học, nhưng đừng lo lắng—bạn có thể thực hiện những bước thực tế. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các chiến lược cho phép bạn có cái nhìn thoáng qua về những rủi ro tiềm ẩn, từ đó bạn có thể xác định và theo dõi rủi ro cho dự án của bạn.
Quản lý rủi ro đối với các dự án là gì?
Quản lý rủi ro dự án là quá trình xác định, phân tích và ứng phó với mọi rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. vòng đời của một dự án để giúp dự án đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra. Quản lý rủi ro không chỉ mang tính phản ứng; nó phải là một phần của quá trình lập kế hoạch để tìm ra rủi ro có thể xảy ra trong dự án và cách kiểm soát rủi ro đó nếu nó thực sự xảy ra.
Rủi ro là bất kỳ điều gì có thể ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu suất hoặc ngân sách của dự án. Rủi ro là những khả năng tiềm ẩn và trong bối cảnh quản lý dự án, nếu chúng trở thành hiện thực thì chúng sẽ được phân loại là “vấn đề” cần được giải quyết một cách kỹ lưỡng. kế hoạch ứng phó rủi ro. Vì vậy, quản lý rủi ro là quá trình xác định, phân loại, ưu tiên và lập kế hoạch cho các rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề.
Quản lý rủi ro có thể có ý nghĩa khác nhau đối với các loại dự án khác nhau. Đối với các dự án quy mô lớn, chiến lược quản lý rủi ro có thể bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết toàn diện cho từng rủi ro để đảm bảo áp dụng các chiến lược giảm thiểu nếu vấn đề dự án phát sinh. Đối với các dự án nhỏ hơn, quản lý rủi ro có thể có nghĩa là một danh sách đơn giản, ưu tiên các rủi ro có mức độ ưu tiên cao, trung bình và thấp.
Cách quản lý rủi ro dự án
Để bắt đầu quản lý rủi ro, điều quan trọng là phải bắt đầu với một định nghĩa rõ ràng và chính xác về những gì dự án của bạn được giao nhiệm vụ thực hiện. Nói cách khác, hãy viết một bản rất chi tiết điều lệ dự án, với tầm nhìn, mục tiêu, phạm vi và kết quả dự án của bạn. Bằng cách này, rủi ro có thể được xác định ở mọi giai đoạn của dự án. Sau đó, bạn sẽ muốn nhóm của mình sớm tham gia vào việc xác định mọi rủi ro.
Đừng ngại nhận được nhiều hơn ngoài việc nhóm của bạn tham gia để xác định và ưu tiên các rủi ro. Nhiều người quản lý dự án chỉ cần gửi email cho nhóm dự án của họ và yêu cầu gửi cho họ những điều mà họ cho rằng có thể sai sót trong dự án. Nhưng để vẽ tốt hơn rủi ro dự án, bạn nên tập hợp toàn bộ nhóm dự án, đại diện của khách hàng và nhà cung cấp vào phòng cùng nhau và thực hiện một phiên xác định rủi ro.
Với mọi rủi ro bạn xác định, bạn sẽ muốn ghi lại nó ở đâu đó—sử dụng mẫu theo dõi rủi ro sẽ giúp bạn ưu tiên mức độ rủi ro. Sau đó, tạo một kế hoạch quản lý rủi ro để nắm bắt những tác động tiêu cực và tích cực của dự án và những hành động bạn sẽ thực hiện để giải quyết chúng. Bạn sẽ muốn tổ chức các cuộc họp thường xuyên để theo dõi rủi ro trong khi dự án của bạn đang diễn ra. Sự minh bạch là rất quan trọng.
Phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn theo dõi rủi ro. Trình quản lý dự án là phần mềm trực tuyến giúp bạn xác định rủi ro, theo dõi và tính toán tác động của chúng. Với chế độ xem Rủi ro của chúng tôi, bạn có thể lập danh sách rủi ro với nhóm của mình và luôn cập nhật tất cả các rủi ro trong dự án của mình. Viết mô tả, thêm thẻ, xác định giải pháp, đánh dấu tác động và khả năng xảy ra, thậm chí xem ma trận rủi ro—tất cả ở cùng một nơi. Hãy bắt đầu ngay hôm nay với bản dùng thử miễn phí.
Rủi ro tích cực trong quản lý dự án là gì?
Không phải tất cả rủi ro đều được tạo ra như nhau. Rủi ro có thể là tích cực hoặc tiêu cực, mặc dù hầu hết mọi người đều cho rằng rủi ro vốn dĩ là tiêu cực. Khi rủi ro tiêu cực hàm ý điều gì đó không mong muốn có khả năng gây thiệt hại không thể khắc phục được cho dự án, rủi ro tích cực là những cơ hội có thể ảnh hưởng đến dự án theo những cách có lợi.
Rủi ro tiêu cực là một phần trong kế hoạch quản lý rủi ro của bạn, cũng giống như rủi ro tích cực, nhưng sự khác biệt nằm ở cách tiếp cận. Bạn quản lý và tính đến những rủi ro tiêu cực đã biết để hạn chế tác động của chúng, nhưng những rủi ro tích cực cũng có thể được quản lý để tận dụng tối đa chúng.
Có rất nhiều ví dụ về rủi ro tích cực trong dự án: bạn có thể hoàn thành dự án sớm; bạn có thể có được nhiều khách hàng hơn mức bạn có; bạn có thể tưởng tượng sự chậm trễ trong vận chuyển có thể mở ra cơ hội tiềm năng cho các cơ hội tiếp thị tốt hơn như thế nào, v.v. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là những định nghĩa này không được khắc sâu trong đá. Rủi ro tích cực có thể nhanh chóng chuyển thành rủi ro tiêu cực và ngược lại, vì vậy bạn phải chắc chắn lập kế hoạch cho mọi tình huống có thể xảy ra với nhóm của mình.
Quản lý rủi ro trong toàn tổ chức
Tổ chức của bạn có thể cải thiện bằng cách áp dụng quản lý rủi ro vào công việc hàng ngày của mình không? Đúng! Xây dựng quy trình quản lý rủi ro vào văn hóa tổ chức của bạn bằng cách tạo ra một bộ quy trình nhất quán công cụ quản lý rủi ro và các mẫu, với sự đào tạo, có thể giảm chi phí theo thời gian. Bằng cách đó, mỗi khi bạn bắt đầu một dự án mới, nó sẽ không giống như việc bạn phải phát minh lại cái bánh xe.
Những thứ như hồ sơ và lịch sử của tổ chức bạn là kho lưu trữ kiến thức có thể giúp bạn học hỏi từ kinh nghiệm đó khi tiếp cận rủi ro trong một dự án mới. Ngoài ra, bằng cách áp dụng các quan điểm và giá trị của tổ chức để nhận thức rõ hơn về rủi ro, tổ chức của bạn có thể phát triển một văn hóa rủi ro. Với việc quản trị được cải thiện, việc lập kế hoạch, chiến lược, chính sách và quyết định sẽ tốt hơn.
Mẫu ma trận rủi ro miễn phí
Để quản lý rủi ro dự án trong toàn tổ chức của bạn, điều quan trọng là tạo ra ma trận rủi ro. Ma trận rủi ro sẽ giúp bạn sắp xếp các rủi ro theo mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra, để bạn có thể cập nhật các vấn đề tiềm ẩn có tác động lớn nhất. Hãy thử cái này miễn phí mẫu ma trận rủi ro cho Excel để bạn và nhóm của bạn có thể tổ chức các rủi ro dự án.
6 bước trong quy trình quản lý rủi ro
Vì vậy, làm thế nào để bạn xử lý một việc dường như khó nắm bắt như quản lý rủi ro dự án? Bạn lập một kế hoạch quản lý rủi ro. Đó là tất cả về quá trình. Biến nhược điểm thành lợi thế bằng cách làm theo sáu bước sau.
Xác định rủi ro
Bạn không thể giải quyết rủi ro nếu bạn không biết nó là gì. Có nhiều cách để nhận diện rủi ro. Khi thực hiện bước này, bạn sẽ muốn thu thập dữ liệu theo cách đăng ký rủi ro.
Một cách là động não với nhóm của bạn, đồng nghiệp hoặc các bên liên quan. Tìm những cá nhân có kinh nghiệm liên quan và sắp xếp các cuộc phỏng vấn để bạn có thể thu thập thông tin cần thiết nhằm xác định và giải quyết rủi ro. Hãy nghĩ đến nhiều điều có thể xảy ra sai sót. Lưu ý chúng. Làm tương tự với dữ liệu lịch sử về các dự án trong quá khứ. Bây giờ danh sách rủi ro tiềm ẩn của bạn đã tăng lên.
Đảm bảo rằng rủi ro bắt nguồn từ nguyên nhân của vấn đề. Về cơ bản, hãy đi sâu vào nguyên nhân cốt lõi để xem liệu rủi ro có phải là loại tác động cần xác định đến dự án của bạn hay không. Khi cố gắng giảm thiểu rủi ro, bạn nên tin vào trực giác của mình. Điều này có thể chỉ cho bạn những tình huống khó xảy ra mà bạn cho rằng không thể xảy ra. Sử dụng một cấu trúc phân tích rủi ro quá trình loại bỏ rủi ro khỏi rủi ro.
Phân tích rủi ro
Phân tích rủi ro là khó khăn. Không bao giờ có đủ thông tin bạn có thể thu thập. Tất nhiên, nhiều dữ liệu đó rất phức tạp, nhưng hầu hết các ngành đều có những phương pháp thực hành tốt nhất, có thể giúp bạn giải quyết vấn đề của mình. phân tích rủi ro. Bạn có thể ngạc nhiên khi phát hiện ra rằng công ty của bạn đã có sẵn khuôn khổ cho quy trình này.
Khi đánh giá rủi ro dự án, cuối cùng bạn có thể chủ động giải quyết nhiều tác động, chẳng hạn như tránh kiện tụng tiềm ẩn, giải quyết các vấn đề pháp lý, tuân thủ luật mới, giảm thiểu rủi ro và giảm thiểu tác động.
Vì vậy, làm thế nào để bạn phân tích rủi ro trong dự án của bạn? Bởi vì chất lượng và phân tích rủi ro định lượng, bạn có thể xác định rủi ro sẽ ảnh hưởng như thế nào đến lịch trình và ngân sách.
Phần mềm quản lý dự án giúp bạn phân tích rủi ro bằng cách giám sát dự án của bạn. Trình quản lý dự án tiến thêm một bước nữa với bảng điều khiển thời gian thực hiển thị dữ liệu trực tiếp. Không giống như các công cụ phần mềm khác, bạn không phải thiết lập trang tổng quan của chúng tôi. Nó sẵn sàng cung cấp cho bạn cái nhìn cấp cao về dự án của bạn ngay từ đầu. Chúng tôi tính toán ngày trực tiếp và sau đó hiển thị nó cho bạn dưới dạng đồ thị và biểu đồ dễ đọc. Nắm bắt vấn đề nhanh hơn khi bạn theo dõi thời gian, chi phí và hơn thế nữa.
Ưu tiên rủi ro và vấn đề
Không phải tất cả rủi ro đều được tạo ra như nhau. Bạn cần đánh giá rủi ro để biết điều gì tài nguyên bạn sẽ tập hợp lại để giải quyết nó khi nào và nếu nó xảy ra.
Việc có một danh sách lớn các rủi ro có thể khiến bạn nản lòng. Nhưng bạn có thể quản lý điều này bằng cách phân loại rủi ro ở mức cao, trung bình hoặc thấp. Bây giờ đã có đường chân trời và bạn có thể thấy rủi ro trong bối cảnh đó. Với quan điểm này, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch về cách thức và thời điểm giải quyết những rủi ro này. Sau đó, nếu rủi ro trở thành vấn đề, bạn nên giữ một nhật ký vấn đề để bạn có thể theo dõi từng vấn đề và thực hiện các hành động khắc phục.
Một số rủi ro sẽ cần được chú ý ngay lập tức. Đây là những rủi ro có thể làm hỏng dự án của bạn. Thất bại không phải là một lựa chọn. Những rủi ro khác rất quan trọng nhưng có lẽ không đe dọa đến sự thành công của dự án của bạn. Bạn có thể hành động phù hợp. Sau đó, có những rủi ro ít hoặc không ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể của dự án và ngân sách. Một số rủi ro có mức độ ưu tiên thấp này có thể quan trọng nhưng không đủ để lãng phí thời gian.
Chỉ định chủ sở hữu rủi ro
Tất cả công việc khó khăn của bạn để xác định và đánh giá rủi ro sẽ trở nên vô ích nếu bạn không chỉ định ai đó giám sát rủi ro. Trên thực tế, đây là điều bạn nên làm khi liệt kê các rủi ro. Ai là người chịu trách nhiệm về rủi ro đó, xác định thời điểm và liệu nó có xảy ra hay không và sau đó chỉ đạo công việc giải quyết nó?
Quyết tâm đó tùy thuộc vào bạn. Có thể có một thành viên trong nhóm có tay nghề cao hơn hoặc có kinh nghiệm hơn trong việc xử lý rủi ro. Sau đó người đó phải chủ trì giải quyết. Hoặc có thể đó chỉ là sự lựa chọn tùy tiện. Tất nhiên, tốt hơn hết là giao nhiệm vụ cho đúng người, nhưng điều quan trọng không kém là đảm bảo rằng mọi rủi ro đều có người chịu trách nhiệm.
Hãy nghĩ về nó. Nếu bạn không giao cho mỗi rủi ro một người được giao nhiệm vụ đề phòng nó, sau đó giải quyết nó khi nào và nếu nó phát sinh, thì bạn đang tự đẩy mình vào nhiều rủi ro hơn. Xác định rủi ro là một chuyện, nhưng nếu bạn không quản lý nó thì bạn sẽ không bảo vệ được dự án.
Ứng phó với rủi ro
Bây giờ cao su chạm đường. Bạn đã tìm thấy một rủi ro. Tất cả những kế hoạch bạn đã thực hiện sẽ được đưa vào sử dụng. Đầu tiên, bạn cần biết đây là rủi ro tích cực hay tiêu cực. Đó có phải là thứ bạn có thể khai thác để cải thiện dự án không? Nếu không, bạn cần triển khai một chiến lược giảm thiểu rủi ro.
Chiến lược giảm thiểu rủi ro chỉ đơn giản là một kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động của rủi ro dự án. Sau đó, bạn xử lý rủi ro bằng cách ưu tiên nó. Bạn liên lạc với chủ sở hữu rủi ro và cùng nhau quyết định kế hoạch nào bạn đã tạo để thực hiện nhằm giải quyết rủi ro.
Giám sát rủi ro
Bạn không thể chỉ thiết lập lực lượng chống lại rủi ro mà không theo dõi tiến trình của sáng kiến đó. Đó là lúc cần có sự giám sát. Bất cứ ai sở hữu rủi ro sẽ chịu trách nhiệm theo dõi tiến trình giải quyết. Tuy nhiên, bạn sẽ cần phải cập nhật để có bức tranh chính xác về tiến độ chung của dự án nhằm xác định và giám sát các rủi ro mới.
Bạn sẽ muốn thiết lập một loạt cuộc họp dự án để quản lý rủi ro. Hãy chắc chắn rằng bạn đã quyết định phương tiện liên lạc để thực hiện việc này. Tốt nhất là nên có nhiều kênh khác nhau dành riêng cho việc liên lạc.
Dù bạn chọn làm gì, hãy nhớ luôn minh bạch. Tốt nhất là mọi người trong dự án đều biết chuyện gì đang xảy ra để họ biết điều gì cần chú ý và giúp quản lý quy trình.
Trong video bên dưới, Jennifer Bridges, giám đốc dự án chuyên nghiệp (PMP) đi sâu hơn vào các bước trong quy trình quản lý rủi ro.
Mẫu quản lý rủi ro
Chúng tôi đã tạo ra hàng chục ứng dụng miễn phí mẫu quản lý dự án cho Excel và Word để giúp bạn quản lý dự án. Dưới đây là một số mẫu quản lý rủi ro của chúng tôi để giúp bạn thực hiện quá trình xác định, phân tích, sắp xếp thứ tự ưu tiên và ứng phó với rủi ro.
Mẫu đăng ký rủi ro template
Sổ đăng ký rủi ro là một tài liệu quản lý rủi ro cho phép người quản lý dự án xác định và theo dõi các rủi ro tiềm ẩn của dự án. Sử dụng sổ đăng ký rủi ro để liệt kê các rủi ro của dự án là một trong những bước đầu tiên trong quy trình quản lý rủi ro và là một trong những bước quan trọng nhất vì nó tạo tiền đề cho các hoạt động quản lý rủi ro trong tương lai.
Mẫu ma trận rủi ro template
Ma trận rủi ro là một công cụ quản lý dự án cho phép người quản lý dự án phân tích khả năng và tác động tiềm ẩn của rủi ro dự án. Điều này giúp họ ưu tiên các rủi ro của dự án và xây dựng kế hoạch giảm thiểu rủi ro để ứng phó với những rủi ro đó nếu chúng xảy ra.
Quản lý rủi ro với người quản lý dự án
Sử dụng mẫu theo dõi rủi ro là bước khởi đầu, nhưng để có được quyền kiểm soát nhiều hơn đối với rủi ro dự án của mình, bạn sẽ muốn sử dụng phần mềm quản lý dự án. Trình quản lý dự án có một số công cụ bao gồm quản lý rủi ro cho phép bạn giải quyết rủi ro ở mọi giai đoạn của dự án.
Thực hiện đăng ký rủi ro trực tuyến
Xác định và theo dõi tất cả các rủi ro cho dự án của bạn ở một nơi. Không giống như các phần mềm quản lý dự án khác, bạn có thể quản lý rủi ro cùng với dự án của mình thay vì bằng một công cụ riêng biệt. Đặt ngày đến hạn, đánh dấu mức độ ưu tiên, xác định các giải pháp và hơn thế nữa.
Biểu đồ Gantt cho kế hoạch quản lý rủi ro
Sử dụng giải thưởng của chúng tôi biểu đồ Gantt để tạo ra các kế hoạch quản lý rủi ro chi tiết để ngăn ngừa rủi ro trở thành vấn đề. Lên lịch, phân công và giám sát các nhiệm vụ dự án với khả năng hiển thị đầy đủ. Biểu đồ Gantt cho phép các thành viên trong nhóm thêm nhận xét và tệp vào nhiệm vụ được giao của họ, do đó, tất cả hoạt động giao tiếp diễn ra ở cấp độ dự án—trong thời gian thực.
Nguồn: Projectmanager chấm com blog
Để lại một bình luận