Mua dịch vụ (procurement) có nghĩa là có được tất cả các vật liệu, dịch vụ và vật tư cần thiết để hoàn thành dự án. Quy trình mua dịch vụ thường bao gồm năm bước chính:
- Bắt đầu (Initiating): Lập kế hoạch những gì bạn cần để đáp ứng mục tiêu dự án của bạn.
- Lựa chọn (Selecting): Quyết định sử dụng nhà cung cấp và nhà cung cấp nào.
- Soạn hợp đồng (Contract Writing): Xây dựng, rà soát và ký kết hợp đồng.
- Kiểm soát (Control): Thực hiện thanh toán và duy trì và đảm bảo chất lượng.
- Hoàn thành (Completing): Đo lường sự thành công của bạn.
Trong mỗi bước của quy trình mua dịch vụ, có một số mẹo có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời đảm bảo sự thành công của dự án.
Lời Khuyên cho Việc Bắt Đầu
Trong khi lập kế hoạch cho dự án của bạn, hãy tìm ra những vật liệu, nguồn lực và vật tư nào bạn sẽ cần để hoàn thành công việc. Bạn sẽ quyết định những mặt hàng nào sẽ được mua sắm nội bộ và những mặt hàng nào sẽ được thuê ngoài. Khi bạn đã quyết định những mặt hàng nào cần thuê ngoài, hãy so sánh từng thông số kỹ thuật, thước đo chất lượng, tiêu chuẩn và đặc điểm của từng mặt hàng đó với yêu cầu của dự án. Nếu bạn có thể xác định những tính năng không cần thiết, bạn sẽ biết chính xác những gì bạn muốn và không muốn ở một mặt hàng, có thể giảm tổng chi phí của bạn.
Lời Khuyên cho Việc Lựa Chọn
Bây giờ bạn đã vạch ra những gì bạn cần cho dự án của mình, bạn cần xác định nhà cung cấp để cung cấp những mặt hàng này. Nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp khác nhau, đồng thời cố gắng tìm hiểu xem nhà cung cấp ưa thích của bạn có danh tiếng trong việc cung cấp công việc chất lượng đúng thời hạn hay không. Sau khi bạn đã xác định được nhà cung cấp ưa thích của mình, hãy phỏng vấn họ để tìm hiểu thêm về sản phẩm và dịch vụ của họ. Nếu có thể, hãy truy cập trang web để xem chính xác cách mỗi nhà cung cấp điều hành hoạt động kinh doanh của họ.
Lời Khuyên khi Viết Hợp Đồng
Việc soạn thảo hợp đồng đòi hỏi phải chú ý đến từng chi tiết, vì vậy hãy chú ý đến những điều khoản bao gồm và loại trừ trong đề nghị của nhà cung cấp. Có thể có một số mặt hàng được bao gồm trong giá của nhà cung cấp mà bạn có thể cung cấp nội bộ với mức giá thấp hoặc không mất thêm chi phí. Ví dụ: ưu đãi của nhà cung cấp có thể bao gồm phí lưu trữ nguyên vật liệu, sử dụng một số thiết bị hoặc nhân công. Đây là tất cả những thứ mà bạn có thể cung cấp từ nguồn lực của tổ chức mình, vì vậy bạn có thể chọn tiết kiệm chi phí với nhà cung cấp đối với những mặt hàng đó bằng cách sử dụng nguyên liệu và tài nguyên nội bộ.
Đôi khi, nhà cung cấp có thể viết hợp đồng. Trong trường hợp này, việc kiểm tra cẩn thận độ rõ ràng và chính xác sẽ đảm bảo rằng bạn biết chính xác những gì bạn nhận được từ nhà cung cấp. Cho dù hợp đồng được viết bởi bạn hay bởi nhà cung cấp, bạn hầu như sẽ luôn muốn tham khảo ý kiến của nhóm pháp lý và tuân thủ để đảm bảo rằng mọi thứ trong hợp đồng đều có đạo đức và hợp pháp.
Lời Khuyên để Kiểm Soát
Quá trình mua dịch vụ vẫn chưa kết thúc khi hợp đồng được ký kết. Bước tiếp theo là đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo các điều khoản của hợp đồng. Bạn sẽ cần phải định kỳ xem xét hiệu suất và chất lượng của từng nhà cung cấp. Khi giao tiếp với nhà cung cấp, hãy giữ thái độ chuyên nghiệp nhưng kiên quyết để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu của dự án đều được đáp ứng và tất cả các cột mốc quan trọng đều được đáp ứng đúng thời gian và chi phí.
Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp của bạn sẽ mang lại lợi ích cho nhóm và dự án tổng thể. Mối quan hệ này sẽ giúp việc điều chỉnh và sửa đổi hợp đồng trở nên dễ dàng hơn nếu có nhu cầu. Thực hiện một số biện pháp nhất định, chẳng hạn như tiến hành các cuộc họp kiểm tra thường xuyên, sẽ đảm bảo rằng công việc được hoàn thành theo đúng kế hoạch.
Lời Khuyên để Hoàn Thành
Ở bước hoàn tất của quy trình mua dịch vụ, bạn sẽ đo lường mức độ thành công của việc mua dịch vụ của mình. Tự hỏi bản thân:
- Vật liệu được tạo ra có chất lượng tốt không?
- Có vấn đề gì với hợp đồng lao động không?
- Mối quan hệ của bạn với các nhà cung cấp như thế nào?
Trong bước này, điều quan trọng là phải ghi lại bất kỳ bài học kinh nghiệm nào. Có khả năng là bạn sẽ tham gia vào một dự án khác tương tự như dự án này trong tương lai. Ghi lại quá trình mua dịch vụ diễn ra như thế nào để bạn có thể sử dụng thông tin này cho dự án trong tương lai.
Bài Học Chính
Mua dịch vụ là một quá trình liên tục có thể được lặp đi lặp lại trong suốt vòng đời của dự án. Bạn có thể bắt đầu quá trình mua dịch vụ nhiều lần nếu bạn cần thêm sản phẩm bàn giao. Để làm như vậy, bạn có thể sẽ đánh giá các nhà cung cấp hiện tại của mình hoặc chọn những nhà cung cấp mới nếu cần thiết. Nếu bạn thay đổi nhà cung cấp hoặc điều khoản hợp đồng, bạn sẽ phải viết hợp đồng mới. Điều quan trọng là phải xem xét định kỳ chất lượng của từng nhà cung cấp trong giai đoạn kiểm soát và sau khi mọi việc hoàn tất, hãy ghi lại những bài học bạn đã học được trong giai đoạn hoàn thành.
Để lại một bình luận