Mỗi kế hoạch dự án là một tạo phẩm sống đóng vai trò là lộ trình của nhóm bạn trong suốt dự án. Chúng tôi đã đề cập đến một số yếu tố chung của kế hoạch dự án, bao gồm nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, con người, tài liệu và thời gian. Hãy xem cách các yếu tố này giao thoa với các thành phần quan trọng khác để tạo ra một kế hoạch toàn diện cho dự án của bạn.
Cách các thành phần của kế hoạch dự án được kết nối
Bạn đã biết rằng trọng tâm của kế hoạch dự án là lịch trình dự án, giúp bạn ước tính lượng thời gian cần thiết để hoàn thành dự án và cung cấp cho nhóm cách theo dõi tiến độ của dự án so với mục tiêu của bạn. Ngoài lịch trình, bạn cũng nên đưa các thành phần sau vào kế hoạch dự án của mình:
- Phạm vi và mục tiêu
- Cấu trúc phân chia công việc (WBS)
- Ngân sách
- Kế hoạch quản lý khác
Phạm vi và mục tiêu dự án – Scope and goals
Cả phạm vi và mục tiêu của dự án sẽ được nắm bắt ngay từ đầu trong điều lệ dự án charter doc, tài liệu xác định rõ ràng các chi tiết chính của dự án của bạn. Bạn có thể liên kết điều lệ dự án trong kế hoạch dự án của mình. Việc có được thông tin chi tiết về phạm vi và mục tiêu của dự án một cách dễ dàng có thể giúp nhắc nhở nhóm của bạn về các mục tiêu mà họ đang cố gắng hoàn thành và nếu có bất kỳ yêu cầu nào vượt xa những gì đã được thỏa thuận ban đầu để đạt được những mục tiêu đó.
Cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Như một lời nhắc nhở, một Cấu trúc phân chia công việc WBS là một công cụ sắp xếp các mốc quan trọng và nhiệm vụ của một dự án theo thứ bậc, theo thứ tự chúng cần được hoàn thành. WBS là chìa khóa cho kế hoạch dự án của bạn vì nó chia công việc thành nhiều phần dễ quản lý hơn. Trong kế hoạch dự án của bạn, các nhiệm vụ phải hiển thị ở một nơi với mô tả, người được assignedvà ngày hoàn thành rõ ràng. Điều này sẽ cho phép bạn và nhóm của bạn hiểu ai chịu trách nhiệm về nhiệm vụ nào và khi nào mỗi nhiệm vụ phải hoàn thành. Kế hoạch dự án của bạn cũng phải chứa các cột mốc và trạng thái chi tiết liên quan đến các nhiệm vụ này, điều này sẽ giúp bạn và các thành viên trong nhóm hình dung được tiến độ dự án.
Ngoài WBS, các tài liệu bổ sung—chẳng hạn như biểu đồ RACI—sẽ giúp xác định vai trò và trách nhiệm, đồng thời sẽ hữu ích khi bổ sung vào kế hoạch dự án của bạn. Việc lưu trữ hoặc liên kết tài liệu này ở một nơi là cách tốt nhất để đảm bảo tính minh bạch và giao tiếp hiệu quả.
Ngân sách – Budget
Trong suốt vòng đời dự án của bạn, ngân sách sẽ cần được quản lý và giám sát. Ngân sách dự án thường được liên kết với kế hoạch dự án vì nó phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố chính của dự án. Việc liên kết các thành phần này cho phép quản lý và hiển thị mượt mà hơn.
Tùy thuộc vào quy mô dự án và tổ chức của bạn, bạn có thể không phải là người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý ngân sách dự án. Ví dụ: nếu dự án của bạn thuộc một tổ chức lớn và quỹ được quản lý bởi bộ phận khác, bạn có thể không có nhiều quyền tự chủ hoặc hiểu biết sâu sắc về tất cả các yếu tố ngân sách. Kết quả là, bạn có thể không giám sát được ngân sách một cách chặt chẽ. Nếu ai đó ở bộ phận khác đang quản lý ngân sách, hãy đảm bảo thường xuyên trao đổi với họ để đảm bảo rằng bạn biết mình đang theo dõi như thế nào.
Kế hoạch quản lý
Các kế hoạch quản lý—chẳng hạn như kế hoạch quản lý thay đổi, kế hoạch quản lý rủi ro và kế hoạch truyền thông—tất cả đều không thể thiếu để giữ cho dự án được tổ chức và đi đúng hướng và phải được liên kết trong kế hoạch dự án của bạn. Những kế hoạch này sẽ được thảo luận chi tiết trong các bài học sắp tới của khóa học này.
Bài học chính
Phạm vi và mục tiêu của dự án, Cấu trúc phân chia công việc (WBS), ngân sách và kế hoạch quản lý đều là những thành phần quan trọng trong kế hoạch dự án của bạn. Chúng giúp xác định cách các yếu tố kế hoạch dự án cơ bản—bao gồm nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, con người, tài liệu và thời gian—sẽ được cấu trúc và sử dụng trong dự án của bạn. Tuy nhiên, sẽ không có hai kế hoạch dự án nào giống nhau. Tại Google, chúng tôi làm việc với nhiều công cụ và mẫu khác nhau để tạo và quản lý kế hoạch dự án. Điều quan trọng là phải biết mục tiêu cuối cùng của bạn và điều gì là cần thiết đối với bạn và nhóm của bạn để tập hợp các phần liên quan của dự án lại với nhau.
Để lại một bình luận