Trong bài đọc này, chúng tôi sẽ củng cố các mẹo hàng đầu cần ghi nhớ khi lập kế hoạch giao tiếp để đảm bảo rằng đó là một công cụ hiệu quả cho bạn và nhóm dự án của bạn.
Lời khuyên cho việc tạo kế hoạch giao tiếp hiệu quả vs vai trò là Project Manager
Xác định, xác định, xác định
Trước khi bạn bắt đầu tạo kế hoạch, hãy trả lời những câu hỏi sau để đảm bảo rằng bạn có tất cả thông tin liên quan:
- Các bên liên quan của dự án: Bạn đã tạo biểu đồ RACI hoặc bản đồ các bên liên quan về tất cả các bên liên quan của mình chưa? Khán giả của bạn là ai? Ai sẽ cần được thông báo ở những thời điểm khác nhau trong vòng đời dự án?
- Tần số và phương thứcgiao tiếp: Khi nào và bao lâu bạn nên liên hệ với các bên liên quan của mình? Họ thích phương pháp giao tiếp nào hơn? Mỗi bên liên quan cần bao nhiêu chi tiết?
- Mục tiêu: Mục tiêu giao tiếp của bạn là gì? Bạn có cần một phản hồi? Bạn đang cố gắng khuyến khích sự tham gia hay chỉ đơn giản là cung cấp một bản cập nhật?
- Rào cản: Có bất kỳ giới hạn múi giờ nào không? Rào cản ngôn ngữ? Một số bên liên quan có cần thời gian để trả lời hoặc phản hồi không (ví dụ: một giám đốc điều hành)? Có bất kỳ vấn đề riêng tư hoặc truy cập internet?
Tài liệu và phát triển
Chọn một công cụ hoặc mẫu để ghi lại tất cả các nhu cầu liên lạc của bạn và bắt đầu phát triển kế hoạch của bạn. Khi bạn hiểu được các yếu tố cơ bản (các bên liên quan, phương pháp giao tiếp, mục tiêu và rào cản), đã đến lúc tìm hiểu chi tiết! Dưới đây là một số lời khuyên:
Thêm một cột để ghi chú.
- Quản lý dự án không phải là một công việc phù hợp cho tất cả và có rất nhiều phần cần được theo dõi. Ví dụ: nếu bạn đang liên hệ với một lãnh đạo hoặc giám đốc điều hành cấp cao, bạn có cần sao chép email của bất kỳ ai khác không? Nếu một bên liên quan vắng mặt hoặc không có mặt vào những ngày nhất định, bạn có kế hoạch dự phòng không? Thêm ghi chú để đặt lời nhắc và mọi chi tiết bổ sung có liên quan.
Sử dụng định dạng để làm nổi bật bất kỳ chi tiết quan trọng nào trong kế hoạch.
- Có thông báo khởi động hoặc quyết định khẩn cấp nào cần thiết để dự án tiếp tục phát triển không? Làm nổi bật các yếu tố quan trọng này bằng màu hoặc kích thước phông chữ khác để nhấn mạnh tầm quan trọng của chúng.
Đảm bảo rằng nhóm có thể truy cập tài liệu của bạn.
- Chia sẻ kế hoạch với nhóm của bạn. Việc cho phép nhóm của bạn xem xét tài liệu sẽ đảm bảo rằng họ biết về kế hoạch và cho họ cơ hội đưa ra phản hồi. Việc chia sẻ tài liệu cũng đóng vai trò như một bước kiểm tra bổ sung để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ phần quan trọng nào.
Kiểm tra kế hoạch của bạn.
- Nếu bạn định gửi email hoặc liên kết cho toàn nhóm, hãy gửi email kiểm tra cho chính bạn hoặc đồng nghiệp. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một bài thuyết trình ảo, hãy nhớ kiểm tra trước các khía cạnh hình ảnh, âm thanh và kỹ thuật khác. Bằng cách đó, bạn có thể giảm thiểu mọi vấn đề kỹ thuật.
Kiểm tra
Khi kế hoạch giao tiếp của bạn được công bố rộng rãi, hãy kiểm tra với khán giả về tính hiệu quả của kế hoạch. Lên lịch kiểm tra định kỳ sẽ giúp bạn hiểu điều gì hiệu quả và điều gì không hiệu quả để bạn có thể cải thiện kế hoạch của mình. Bạn muốn đảm bảo rằng kế hoạch giao tiếp của bạn nhận được thông tin phù hợp đến đúng bên liên quan vào đúng thời điểm. Ngoài ra, hãy đảm bảo kiểm tra kỹ xem các bên liên quan chính có thay đổi theo thời gian hay không.
Đánh giá xem bạn có thể chia sẻ quá mức hoặc dưới mức thông tin hoặc thiếu các bên liên quan. Bạn có thể làm điều này thông qua:
- Biểu mẫu khảo sát ẩn danh
- Thăm dò ý kiến hoặc mở phiên phản hồi trong các cuộc họp nhóm
- Cuộc trò chuyện trực tiếp và đăng ký với các bên liên quan chính
Hãy ghi nhớ những lời khuyên này khi bạn xây dựng kế hoạch giao tiếp tiếp theo của mình và bạn sẽ sẵn sàng để giao tiếp thành công!
Để lại một bình luận