Báo cáo tình trạng dự án – Project status reports

Trong bài học này, bạn sẽ học cách xác định và so sánh các loại phương pháp theo dõi khác nhau. Bài đọc này sẽ bao gồm báo cáo tình trạng dự án và cách bạn có thể sử dụng chúng để theo dõi và truyền đạt các thành phần chung của dự án một cách nhanh chóng.

Các thành phần chính của báo cáo trạng thái dự án – Project status reports

Báo cáo trạng thái dự án cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả các yếu tố chung của dự án và tóm tắt chúng trong một bản chụp nhanh. Đây là một công cụ giao tiếp hiệu quả để truyền đạt trạng thái mới nhất ở một nơi cho nhóm và các bên liên quan.

Hầu hết các báo cáo trạng thái đều chứa các thành phần sau:

• Tên dự án: Tên dự án phải cụ thể cho mục đích của dự án để có thể hiểu ngay mục tiêu tổng thể của dự án. 
• Ngày: Bạn sẽ tạo báo cáo trạng thái dự án nhiều lần trong suốt giai đoạn thực hiện dự án. Báo cáo có thể được tạo hàng tuần hoặc hàng tháng—tất cả phụ thuộc vào nhu cầu của các bên liên quan và tiến độ của dự án. Việc thêm ngày vào mỗi báo cáo trạng thái đóng vai trò là điểm tham chiếu cho đối tượng của bạn và cũng tạo nhật ký lịch sử về trạng thái của dự án theo thời gian. 
• Bản tóm tắt: Bản tóm tắt cô đọng các mục tiêu, lịch trình, điểm nổi bật và điểm yếu của dự án ở một vị trí trung tâm để các bên liên quan dễ dàng nhìn thấy. Thông thường, phần tóm tắt sẽ được theo sau hoặc được nhóm với phần tóm tắt dòng thời gian và trạng thái tổng thể của dự án.
• Trạng thái: Như bạn có thể tưởng tượng, địa vị là một phần quan trọng. Trạng thái của dự án minh họa tiến độ thực tế của bạn so với tiến độ dự kiến ​​của bạn. Trong quản lý dự án, một cách phổ biến để mô tả điều này là thông qua RAG (đỏ, hổ phách, xanh lục) hoặc Đỏ-Vàng-Xanh, báo cáo trạng thái. RAG tuân theo mẫu đèn giao thông để biểu thị tiến trình và trạng thái. Màu đỏ chỉ ra rằng có những vấn đề cần giải quyết và dự án có thể bị trì hoãn hoặc vượt quá ngân sách đáng kể. Màu hổ phách/Vàng có nghĩa là có các vấn đề tiềm ẩn về lịch trình hoặc ngân sách nhưng các vấn đề đó có thể được giải quyết bằng các hành động khắc phục. Và màu xanh lá cây có nghĩa là tiến độ và ngân sách đang hoạt động tốt và dự án đang đi đúng hướng. Bạn có thể sử dụng RAG để biểu thị trạng thái tổng thể của dự án cũng như trạng thái quan trọng. Mỗi nhóm dự án và các bên liên quan có thể có quan điểm hơi khác nhau về ý nghĩa của màu sắc và mức độ khẩn cấp của việc chuyển vấn đề khi họ thấy trạng thái màu hổ phách/vàng hoặc đỏ, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo mọi người hiểu ý nghĩa của các trạng thái màu khác nhau đối với dự án của bạn.
• Các cột mốc và nhiệm vụ: Bản tóm tắt các cột mốc quan trọng của dự án cho đến nay và các nhiệm vụ hiện tại giúp nhóm và các bên liên quan dễ dàng hình dung tiến độ của các yếu tố đó. Trong kế hoạch dự án, bạn thường mô tả các nhiệm vụ và cột mốc quan trọng là “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành” hoặc “đã hoàn thành”.’ ở cấp độ từng mục. Tuy nhiên, trong báo cáo trạng thái dự án, người ta thường tóm tắt các mục này thành hai loại để truyền đạt trạng thái tốt hơn. Bạn sẽ sử dụng thành tựu quan trọng để kể chi tiết những gì đã xảy ra, và sắp tới để trình bày chi tiết những cột mốc quan trọng mà bạn sẽ đạt được tiếp theo.
• Vấn đề: Các vấn đề bao gồm những rào cản hiện tại của dự án và những rủi ro tiềm ẩn. Báo cáo trạng thái là cơ hội quan trọng để đặt kỳ vọng với các bên liên quan của bạn. Nếu trạng thái dự án của bạn là màu đỏ hoặc màu hổ phách, bạn có thể gắn cờ điều gì đang ngăn cản bạn đến nơi bạn dự định đến. Bạn cũng có thể tận dụng cơ hội này để trình bày kế hoạch của mình nhằm đưa dự án trở lại trạng thái xanh và yêu cầu bất kỳ nguồn lực hoặc trợ giúp nào mà bạn có thể cần để thực hiện điều đó. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về cách truyền đạt những rủi ro và vấn đề lớn trong các video sắp tới.

Các loại báo cáo trạng thái dự án – Project status reports

Lưu ý đến những yếu tố chính đó, bạn có thể định dạng báo cáo của mình theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào đối tượng và nội dung bạn cần truyền đạt. 

Nếu bạn cần chia sẻ báo cáo trạng thái với nhóm của mình cho một dự án có nhiều lớp phức tạp, tốt nhất bạn nên định dạng báo cáo theo dạng bảng tính để theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động. 

Nếu bạn chỉ cần thông báo thông tin cập nhật cho các bên liên quan cấp cao, báo cáo trạng thái của bạn có thể được định dạng tốt nhất dưới dạng trình chiếu, giống như bên dưới, chỉ chứa thông tin tổng quan về những điểm chính nhất.

Bài học chính

Tóm lại, báo cáo trạng thái dự án là một công cụ mạnh mẽ để:

• Cải thiện và đơn giản hóa việc giao tiếp trong toàn nhóm.
• Luôn cập nhật thông tin cho tất cả mọi người, kể cả các bên liên quan chính.
• Yêu cầu thêm nguồn lực và hỗ trợ (nếu cần).
• Tạo cấu trúc và tính minh bạch bằng cách ghi lại trạng thái dự án ở một nơi tập trung.