Ước tính thời gian (Time estimation) được sử dụng để dự đoán lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Chúng ta đã nói về việc lập kế hoạch là một phần trọng tâm của công việc quản lý dự án. Thực hiện cẩn thận các bước chính trong quy trình lập kế hoạch, chẳng hạn như ước tính thời gian, có thể có tác động lớn đến sự thành công của dự án. Ngược lại, việc ước tính thời gian sai sót là nguyên nhân sâu xa dẫn đến nhiều dự án thất bại. Điều đó có nghĩa là nhiều dự án thất bại vì người quản lý dự án và các nhóm không ước tính chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ.
Hãy cùng thảo luận về trường hợp nghiên cứu sau đây, trong đó thảo luận về việc ước tính thời gian không chính xác có thể ảnh hưởng đến dự án như thế nào.
Chạy nhanh, trả tiền sau: Câu chuyện điển hình về ước lượng thời gian
Thảo vừa nhận được vai trò quản lý dự án cho một dự án mới. Đó là một cuộc đấu thầu có tính cạnh tranh cao và công ty cũng như Thảo rất mong muốn hoàn thành tốt công việc.
Thảo ngay lập tức nhận ra rằng tiến độ của dự án gần như không thể thực hiện được. Tuy nhiên, đây là dự án lớn đầu tiên cô được yêu cầu quản lý. Vì vậy, thay vì để ban quản lý biết về tiến độ bất khả thi của dự án, Thảo giữ im lặng và quyết tâm thực hiện nó. Cô ấy vội vã thực hiện giai đoạn lập kế hoạch để thúc đẩy nhóm tiến hành vì thời gian đang dần đến ngày hoàn thành dự án. Thảo đã tạo ra tất cả các tài liệu lập kế hoạch mà không cần sự tham gia của nhóm của cô ấy hoặc các bên liên quan khác, với mục đích duy nhất là hoàn thành đúng thời hạn.
Trong cuộc họp nhóm, Thảo đã trình bày kế hoạch dự án của mình với nhóm. Ngay lập tức, các thành viên trong nhóm bày tỏ sự quan ngại về dòng thời gian. Họ cảm thấy không có đủ thời gian để hoàn thành công việc của mình và họ lo lắng rằng dòng thời gian không có đủ thời gian để đánh giá. Thảo ghi lại những mối quan ngại của nhóm nhưng yêu cầu họ chỉ cần làm việc nhanh hơn và biến điều đó thành hiện thực.
Khi dự án tiếp tục, dự án phải đối mặt với sự chậm trễ về tiến độ và các vấn đề khác do phải làm lại, các nhiệm vụ trước đây chưa được giải quyết, các thành viên trong nhóm bị căng thẳng và các bên liên quan có liên quan. Cuối cùng, dự án đã trễ thời hạn. Sau đó, công ty đã tiến hành xem xét lại để xác định xem mọi thứ đã sai ở đâu và Thảo đã học được rất nhiều bài học quan trọng.
Phân tích nghiên cứu trường hợp
Hãy cùng phân tích quy trình lập kế hoạch dự án mà Thảo đã thực hiện và xác định bất kỳ sai sót nào cũng như hành động khắc phục có thể giúp nhóm của cô ấy đạt được thành công.
Mối quan ngại ngày càng gia tăng
Thảo cảm thấy dòng thời gian của dự án có vấn đề ngay từ khi bắt đầu dự án. Thay vì thu thập thông tin để hỗ trợ mối quan tâm của mình và chia sẻ nó với ban quản lý, cô quyết định giữ vấn đề này cho riêng mình. Cô ấy tiến nhanh hơn tới mục tiêu thay vì chậm lại và lên kế hoạch cho dự án một cách kỹ lưỡng.
Làm việc cẩn thận
Nếu Thảo dành thời gian làm việc cẩn thận trong quá trình lập kế hoạch, cô ấy có thể đã xây dựng được một kế hoạch dự án thực tế hơn để cung cấp sản phẩm tốt nhất cho khách hàng. Cô ấy cũng có thể đã xác định được các hoạt động tiết kiệm thời gian tiềm năng có thể giúp nhóm của cô ấy đáp ứng được thời hạn của dự án. Việc lập kế hoạch kỹ lưỡng và cẩn thận với nhóm của cô có thể giúp Thảo xác định trước các vấn đề và giải pháp, chẳng hạn như:
- Loại bỏ nhiệm vụ. Có thể tất cả các nhiệm vụ được liệt kê ban đầu không cần phải hoàn thành. Có thể đã có những công việc không cần thiết được thêm vào và nhóm có thể đã hoàn thành dự án mà không cần đến nó.
- Tăng quy mô đội. Thảo có thể giải quyết rủi ro tiềm ẩn về lịch trình bằng cách sớm yêu cầu thêm nguồn lực trong dự án thay vì cố gắng thực hiện mà không có nguồn lực cần thiết.
- Hợp lý hóa các hoạt động. Có thể có một số nhiệm vụ có thể được thực hiện song song hoặc ít nhất là không theo thứ tự tuần tự.
Thu thập ý kiến từ nhóm
Thảo lẽ ra phải tập hợp các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp và ban quản lý để giúp xây dựng và xem xét kế hoạch dự án của mình, đặc biệt là trước những thách thức trong việc đáp ứng tiến độ dự án đề xuất. Thảo cũng không có hành động gì để giải quyết mối lo ngại của các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ước tính.
Trong nghiên cứu trường hợp này, người quản lý dự án phải đối mặt với hậu quả của việc ước tính thời gian bất cẩn dẫn đến việc phải làm lại và làm việc ngoài kế hoạch. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể coi điểm khó khăn trong dự án—chẳng hạn như mối quan tâm về mốc thời gian—và biến nó thành cơ hội để linh hoạt và sửa đổi kế hoạch nhằm điều khiển dự án theo hướng tốt hơn.
Bài học chính
Hãy thực tế khi ước tính thời gian và công sức cho một dự án. Dành thời gian để đánh giá cẩn thận các rủi ro tiềm ẩn và tác động đến công việc, đồng thời trao đổi với các thành viên trong nhóm của bạn về những thách thức này. Đừng ngại báo cáo những lo ngại tiềm ẩn lên ban quản lý. Lạc quan là đặc điểm của một người quản lý và lãnh đạo dự án giỏi, nhưng nó có thể ảnh hưởng xấu đến dự án của bạn khi ước tính thời gian.
Để lại một bình luận