Hello! 😄
Xin chào mọi người, mình là Thùy Anh. Hôm nay, mình muốn kể cho các bạn nghe một câu chuyện rất đỗi quen thuộc trong cuộc sống, nhưng lại mang nhiều ý nghĩa sâu sắc đối với mình. Đó là hành trình “đóng vòng tròn” – không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống gia đình. Là một quản lý dự án (Project Manager) tại một công ty outsourcing ở TP.HCM và đồng thời là mẹ của hai đứa con nhỏ, mình đã trải qua nhiều thử thách để tìm kiếm sự cân bằng giữa sự nghiệp và gia đình. Hy vọng rằng câu chuyện này sẽ mang lại cho các bạn những góc nhìn mới mẻ và động lực để kiên trì với những gì mình đang theo đuổi.
1. Hiểu về “Đóng Vòng Tròn” trong công việc và cuộc sống
Trong cuộc sống, ai trong chúng ta cũng từng phải đối mặt với những vòng lặp: từ những mục tiêu chưa hoàn thành, những kế hoạch dang dở, đến những dự án cần được tái định hướng. Vậy thì, điều gì làm cho khái niệm “đóng vòng tròn” trở nên quan trọng? Đối với mình, đóng vòng tròn không chỉ là việc hoàn thành một nhiệm vụ hay một dự án cụ thể. Nó còn là quá trình liên tục cải tiến, học hỏi từ những sai lầm, và biến những trải nghiệm thành những hành động mang lại giá trị thực tế.
Trong quản lý dự án, khái niệm này được thể hiện qua nhiều mô hình nổi tiếng như Build-Measure-Learn trong Lean Startup, hoặc Plan-Do-Study-Act của Edward Deming. Những mô hình này không chỉ áp dụng cho lĩnh vực công nghệ hay sản xuất, mà còn mang tính ứng dụng cao trong cuộc sống hàng ngày. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng dạy con mình một thói quen tốt, như việc tự giác học bài chẳng hạn. Bạn bắt đầu bằng việc lên kế hoạch, thử nghiệm các phương pháp khác nhau, đo lường hiệu quả, và cuối cùng là học hỏi từ những gì đã đạt được để điều chỉnh cách dạy cho phù hợp hơn.
Mình nhận ra rằng, trong bất kỳ hoàn cảnh nào, dù là công việc hay cuộc sống cá nhân, việc đóng vòng tròn luôn là bước cần thiết để hoàn thành một chu trình phát triển. Nó giúp chúng ta không chỉ đạt được mục tiêu mà còn trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình.
“Đóng vòng tròn” thực chất chỉ là cách để nói về việc hoàn thành một công việc hoặc mục tiêu mà mình đã bắt đầu. Giống như khi bạn hứa với con mình sẽ làm điều gì đó, và bạn cố gắng thực hiện để không chỉ giữ lời hứa mà còn để cảm thấy yên tâm rằng mọi việc đã được làm xong.
Hãy tưởng tượng bạn đang làm bữa tối cho gia đình. Đầu tiên, bạn lên kế hoạch nấu gì, sau đó đi mua sắm, nấu nướng, và cuối cùng là dọn bàn ăn. Khi cả nhà ăn uống vui vẻ, bạn biết rằng bữa tối đã hoàn thành, mọi thứ đã khớp lại như một vòng tròn hoàn chỉnh. Đó chính là “đóng vòng tròn” – đảm bảo rằng mọi việc mình làm đều kết thúc trọn vẹn, không bị bỏ dở giữa chừng.
Kiểu như người Việt mình hay nói vs nhau là: “Việc nào xong việc đó đi, đừng để lỡ dỡ tùm lum tùm la rồi rối!”
2. Câu chuyện của mình: Hành trình tìm lại cân bằng giữa công việc và gia đình
2.1. Công việc của mình tại công ty Outsourcing Tech
Công việc của mình là quản lý dự án tại một công ty outsourcing ở TP.HCM. Với hơn 7 năm kinh nghiệm, mình đã tham gia điều phối nhiều dự án công nghệ thông tin cho khách hàng Việt Nam và cả quốc tế. Từ việc lên kế hoạch, điều phối đội ngũ phát triển, cho đến giao tiếp với khách hàng, đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng thời hạn, tất cả đều đòi hỏi sự tập trung cao độ và khả năng quản lý thời gian hiệu quả.
Vào tháng 6 năm 2022, mình được giao phụ trách một dự án phần mềm quan trọng cho một khách hàng lớn ở Singapore. Đây là một dự án phức tạp, yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa đội ngũ phát triển tại Việt Nam và các đối tác ở Singapore, cùng với một số thành viên khác trong nước. Mặc dù Singapore và Việt Nam không chênh lệch múi giờ nhiều, nhưng dự án vẫn là một thử thách lớn vì nó đòi hỏi sự phối hợp liên tục, đồng bộ giữa các nhóm ở hai quốc gia, cũng như việc quản lý hiệu quả giao tiếp và tiến độ trong môi trường làm việc đa văn hóa.
2.2. Những Vấn Đề Và Thử Thách
Ngay từ khi bắt đầu, mình đã gặp phải những vấn đề đáng lo ngại. Mặc dù múi giờ giữa Việt Nam và Singapore không chênh lệch nhiều, nhưng vẫn có những thách thức trong việc tổ chức các cuộc họp và giao tiếp. Các yêu cầu từ phía khách hàng đôi khi không được truyền tải rõ ràng, dẫn đến sự hiểu lầm và khó khăn cho đội phát triển trong quá trình thực hiện. Hậu quả là tiến độ dự án bị chậm trễ, và khách hàng bắt đầu tỏ ra không hài lòng.
Là một người quản lý dự án, mình biết rằng không thể để tình trạng này tiếp diễn. Mình cần phải tìm ra giải pháp, không chỉ để cứu vãn dự án mà còn để đảm bảo rằng đội ngũ của mình không bị mất tinh thần.
2.3. Giải pháp: Tái cấu trúc quy trình
Đầu tiên, mình tổ chức một buổi họp khẩn cấp với tất cả các bên liên quan để làm rõ lại yêu cầu của khách hàng và đặt lại kỳ vọng giữa các bên. Việc này không chỉ giúp đội ngũ phát triển hiểu rõ hơn về những gì họ cần làm, mà còn giúp khách hàng nhận thấy rằng chúng tôi đang nỗ lực hết mình để đáp ứng yêu cầu của họ.
Tiếp theo, mình điều chỉnh lịch họp sao cho các cuộc trao đổi diễn ra vào khung giờ phù hợp với tất cả mọi người. Mình cũng phân chia lại công việc trong nhóm, xác định rõ trách nhiệm của từng thành viên để đảm bảo rằng mọi người đều biết mình phải làm gì và khi nào cần hoàn thành.
Cuối cùng, mình đưa vào áp dụng một quy trình quản lý thay đổi (change management process) chặt chẽ hơn. Điều này giúp mình và đội ngũ có thể nhanh chóng nhận diện và phản ứng với các thay đổi từ phía khách hàng, từ đó giảm thiểu những bất ngờ không mong muốn.
Kết quả là, sau những nỗ lực đó, dự án dần đi vào quỹ đạo. Mặc dù vẫn còn một số thử thách, nhưng ít nhất, đội ngũ của mình đã không còn cảm thấy hoang mang và có thể tập trung vào việc hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
3. Gia đình – Động lực và thử thách lớn nhất
3.1. Khi gia đình và công việc giao thoa
Bên cạnh công việc tại công ty, mình còn phải đối mặt với trách nhiệm làm mẹ của hai đứa con nhỏ. Gia đình luôn là nguồn động lực lớn nhất, nhưng cũng là thử thách lớn nhất đối với mình. Mình tin rằng nhiều bà mẹ làm việc ngoài xã hội cũng đồng cảm với cảm giác này: muốn dành thời gian cho con, nhưng cũng không muốn bỏ lỡ cơ hội trong sự nghiệp.
Một trong những kỷ niệm đáng nhớ nhất là khi con trai út của mình bị sốt cao suốt cả tuần. Đó là thời điểm dự án tại công ty đang ở giai đoạn nước rút và đòi hỏi sự tập trung cao độ từ mình. Mình đã đứng trước một lựa chọn khó khăn: hoặc là dành thời gian chăm sóc con, hoặc là tiếp tục làm việc để đảm bảo dự án không bị chậm trễ.
3.2. Bài học về quản lý thời gian và ưu tiên
Cuối cùng, mình quyết định giao lại một phần công việc cho đồng nghiệp và tập trung chăm sóc con trai. Mặc dù việc này có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án, nhưng mình biết rằng không có gì quan trọng hơn sức khỏe của con. Qua trải nghiệm này, mình đã học được cách quản lý thời gian hiệu quả hơn. Thay vì cố gắng làm tất cả mọi thứ cùng một lúc, mình bắt đầu học cách ưu tiên những việc quan trọng nhất và biết khi nào nên nhờ đến sự giúp đỡ từ người khác.
Một mẹo nhỏ mà mình muốn chia sẻ là hãy sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc. Đây là công cụ hữu ích giúp bạn quyết định những công việc nào cần được thực hiện ngay lập tức, công việc nào có thể trì hoãn, công việc nào có thể ủy quyền cho người khác, và công việc nào không cần thiết phải làm. Khi bạn biết rõ thứ tự ưu tiên, việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
3.3. Tạo lập thói quen và kỷ luật
Một yếu tố quan trọng khác giúp mình cân bằng giữa công việc và gia đình là việc tạo lập thói quen và duy trì kỷ luật. Mình luôn cố gắng duy trì một lịch trình rõ ràng cho cả công việc và gia đình. Buổi sáng, mình dành thời gian cho con cái, giúp chúng chuẩn bị đi học và cùng ăn sáng với nhau. Buổi tối, sau khi con đã đi ngủ, mình sẽ dành thời gian để kiểm tra công việc và chuẩn bị cho ngày làm việc tiếp theo.
Mình cũng học cách nói “không” khi cần thiết. Đôi khi, vì muốn làm hài lòng tất cả mọi người, chúng ta dễ dàng chấp nhận nhiều công việc cùng một lúc, dẫn đến quá tải và căng thẳng. Hãy nhớ rằng, việc từ chối một số yêu cầu không phải là thất bại, mà là cách bạn bảo vệ thời gian và năng lượng của mình để tập trung vào những việc quan trọng hơn.
4. Những phương pháp tối ưu hiệu suất trong quản lý Dự Án
4.1. Agile và Scrum – Những người bạn đồng hành
Trong quản lý dự án, mình đã thử qua nhiều phương pháp khác nhau, nhưng Agile và Scrum vẫn là những công cụ đắc lực nhất. Agile không chỉ giúp đội ngũ phát triển linh hoạt hơn trong việc phản ứng với thay đổi, mà còn khuyến khích sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan. Scrum, với cấu trúc rõ ràng và các buổi họp ngắn gọn như daily stand-up, giúp đội ngũ của mình luôn cập nhật tình hình dự án và nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh.
Khi áp dụng Agile và Scrum, mình luôn nhấn mạnh với đội ngũ về tầm quan trọng của retrospective – buổi họp nhìn lại sau mỗi sprint. Đây là cơ hội để cả nhóm cùng nhau thảo luận về những gì đã làm tốt, những gì cần cải thiện, và đưa ra các giải pháp cho sprint tiếp theo. Nhờ đó, chúng mình liên tục cải tiến quy trình làm việc và nâng cao chất lượng dự án.
4.2. Sử dụng công cụ quản lý hiệu quả
Trong môi trường làm việc từ xa, các công cụ quản lý dự án như Jira, Trello, hay Asana đã trở thành cánh tay đắc lực của mình. Những công cụ này không chỉ giúp mình theo dõi tiến độ công việc, mà còn giúp toàn bộ đội ngũ luôn biết mình đang ở đâu trong dự án. Việc cập nhật công việc lên hệ thống cũng giúp giảm thiểu rủi ro mất thông tin hoặc hiểu lầm giữa các thành viên trong nhóm.
Bên cạnh đó, Slack là công cụ giao tiếp mình sử dụng hàng ngày. Mình tạo ra các kênh giao tiếp riêng biệt cho từng dự án, từng nhóm làm việc để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách nhanh chóng và rõ ràng nhất. Ngoài ra, mình cũng khuyến khích đội ngũ sử dụng Google Workspace để chia sẻ tài liệu và hợp tác trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả công việc.
4.3. Xây dựng văn hóa làm việc hợp tác
Một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý dự án là xây dựng văn hóa làm việc hợp tác. Mình luôn cố gắng tạo ra một môi trường làm việc nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng và thảo luận về những vấn đề họ gặp phải. Mình tin rằng khi mọi người cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, họ sẽ cống hiến hết mình cho công việc.
Để xây dựng văn hóa này, mình thường xuyên tổ chức các buổi họp nhóm để thảo luận về các vấn đề gặp phải trong dự án và tìm ra giải pháp cùng nhau. Ngoài ra, mình cũng tổ chức các buổi team-building để giúp mọi người gắn kết với nhau hơn. Khi đội ngũ có sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau, công việc sẽ trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều.
5. Hoàn thành dự án – Đóng vòng tròn
5.1. Xử lý khủng hoảng cuối dự án
Quay trở lại với dự án phần mềm mà mình đã đề cập ở phần trước. Sau khi dự án đi vào giai đoạn bàn giao sản phẩm, một số vấn đề nghiêm trọng bắt đầu xuất hiện. Sản phẩm cuối cùng không hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng ban đầu của khách hàng, và họ bắt đầu tỏ ra thất vọng. Đứng trước tình huống này, mình biết rằng cần phải có những hành động quyết liệt hơn để cứu vãn tình thế.
Mình tổ chức một buổi meeting nội bộ với đội ngũ phát triển để phân tích các vấn đề cốt lõi và tìm ra giải pháp khắc phục. Chúng mình đã cùng nhau thảo luận về từng khía cạnh của sản phẩm, từ giao diện người dùng cho đến hiệu suất hệ thống, để tìm ra những điểm chưa hoàn thiện. Sau đó, mình chủ động liên hệ với khách hàng để thảo luận về những thay đổi cần thiết. May mắn thay, khách hàng đã đồng ý với kế hoạch cải thiện của chúng mình và sẵn sàng gia hạn thêm thời gian để hoàn thiện sản phẩm.
5.2. Kết quả và phản hồi tích cực
Sau nhiều nỗ lực cải tiến, sản phẩm cuối cùng đã được bàn giao đúng hạn và đạt tiêu chuẩn mong đợi của khách hàng. Đây là một bước ngoặt quan trọng trong hành trình quản lý dự án của mình. Khi nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng, mình cảm thấy vòng tròn đã được đóng lại một cách trọn vẹn. Những nỗ lực của cả đội ngũ không chỉ giúp dự án thành công, mà còn củng cố lòng tin và mối quan hệ với khách hàng.
Một bài học quý giá mà mình rút ra từ trải nghiệm này là sự kiên nhẫn và khả năng thích ứng trong mọi tình huống. Dù gặp phải khó khăn nào, quan trọng là bạn không bỏ cuộc mà tiếp tục tìm cách giải quyết vấn đề. Khi bạn kiên trì và quyết tâm, mọi việc sẽ dần dần được tháo gỡ và dẫn đến kết quả tốt đẹp.
6. Bài học từ việc “Đóng vòng tròn”
6.1. Đóng Vòng Tròn Trong Công Việc
Trong công việc quản lý dự án, mình nhận ra rằng việc “đóng vòng tròn” không chỉ là hoàn thành một dự án cụ thể mà còn là quá trình học hỏi không ngừng từ những sai lầm và thành công. Mỗi dự án là một cơ hội để mình và đội ngũ cải thiện quy trình làm việc, tối ưu hóa hiệu quả và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn với khách hàng và đồng nghiệp.
Một trong những chiến lược mình áp dụng là Kaizen – một triết lý của người Nhật về sự cải tiến liên tục. Mỗi ngày, mình luôn khuyến khích đội ngũ tìm ra ít nhất một điều có thể làm tốt hơn, dù là trong công việc hay trong cách giao tiếp. Những cải tiến nhỏ nhưng đều đặn sẽ dẫn đến những thay đổi lớn trong dài hạn, giúp chúng mình luôn đi đúng hướng và không ngừng phát triển.
6.2. Đóng vòng tròn trong cuộc sống cá nhân
Đối với cuộc sống gia đình, việc “đóng vòng tròn” đôi khi đơn giản chỉ là hoàn thành những cam kết với con cái, như việc giúp con hoàn thành bài tập về nhà, duy trì những thói quen tốt cho cả gia đình, hoặc chỉ là dành thời gian chất lượng bên nhau mỗi ngày. Những việc làm nhỏ nhặt này, khi được hoàn thành trọn vẹn, sẽ tạo ra sự gắn kết và niềm tin vững chắc giữa các thành viên trong gia đình.
Mình cũng nhận thấy rằng việc “đóng vòng tròn” trong cuộc sống cá nhân còn bao gồm cả việc chăm sóc bản thân. Đôi khi, giữa những trách nhiệm gia đình và công việc, chúng ta quên mất việc cần phải quan tâm đến chính mình. Mình đã từng trải qua giai đoạn kiệt sức vì cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc. Khi đó, mình nhận ra rằng nếu không chăm sóc tốt cho bản thân, mình sẽ không đủ năng lượng để chăm sóc cho gia đình và làm tốt công việc.
6.3. Kinh nghiệm và lời khuyên theo góc nhìn của 1 mẹ bỉm
Mình muốn chia sẻ một số kinh nghiệm cá nhân mà mình đã áp dụng để “đóng vòng tròn” hiệu quả hơn trong cả công việc và cuộc sống:
- Đặt Mục Tiêu Rõ Ràng: Việc xác định rõ ràng mục tiêu là bước đầu tiên quan trọng nhất. Mục tiêu không cần phải quá lớn lao, nhưng phải cụ thể và có thể đo lường được. Chẳng hạn, trong công việc, mục tiêu có thể là hoàn thành một phần cụ thể của dự án trong thời hạn nhất định. Trong cuộc sống cá nhân, mục tiêu có thể là dành 30 phút mỗi ngày để tập thể dục.
- Sử Dụng Danh Sách Công Việc (To-Do List): Một danh sách công việc giúp bạn dễ dàng theo dõi những việc cần làm và đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và cố gắng hoàn thành từng việc một trước khi chuyển sang việc tiếp theo.
- Dành Thời Gian Cho Sự Tự Phản Hồi (Self-Reflection): Cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, hãy dành chút thời gian để tự đánh giá lại những gì bạn đã làm được và những gì cần cải thiện. Việc này không chỉ giúp bạn nhìn lại tiến trình của mình mà còn là cơ hội để bạn rút ra bài học từ những gì đã trải qua.
- Học Cách Từ Chối: Đừng ngại từ chối những yêu cầu không thực sự quan trọng hoặc không phù hợp với mục tiêu của bạn. Việc từ chối giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng hơn và tránh bị quá tải công việc.
- Duy Trì Sự Cân Bằng: Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân là điều rất quan trọng. Đừng để công việc chiếm hết thời gian và năng lượng của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn dành thời gian cho bản thân và gia đình, vì đó là nguồn động lực lớn nhất giúp bạn vượt qua mọi khó khăn.
7. Góm gém lại thì:
Hành trình “đóng vòng tròn” không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng đó là yếu tố quan trọng giúp chúng ta trưởng thành và phát triển. Mỗi lần hoàn thành một vòng tròn, dù là trong công việc hay cuộc sống cá nhân, mình cảm thấy mình đã tiến thêm một bước trên con đường trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình.
Trong cuộc sống hiện đại, chúng ta thường bị cuốn vào dòng chảy công việc và trách nhiệm, nhưng hãy luôn nhớ rằng, việc hoàn thành những gì mình đã bắt đầu không chỉ mang lại cảm giác thành tựu mà còn giúp chúng ta tạo ra những giá trị bền vững cho bản thân và những người xung quanh.
Mình hy vọng rằng qua câu chuyện của mình, các bạn sẽ tìm thấy động lực để tiếp tục theo đuổi mục tiêu của mình và biết cách “đóng vòng tròn” trong những gì bạn đang làm. Hãy luôn nhớ rằng, dù bạn đang ở đâu, trong hoàn cảnh nào, việc hoàn thành những gì mình đã bắt đầu sẽ mang lại những kết quả xứng đáng.
Lời cuối cùng, mình muốn gửi lời cảm ơn đến tất cả những ai đã đồng hành cùng mình trong hành trình này. Với sự kiên trì và quyết tâm, chúng ta đều có thể “đóng vòng tròn” của chính mình một cách trọn vẹn và ý nghĩa. Chúc các bạn luôn thành công và hạnh phúc trên con đường mình đã chọn!
Theo 1 mẹ bỉm đang làm PM outsourcing.
Để lại một bình luận