Bối cảnh dự án: Bánh Trung Thu Thảo Nguyên
Công ty Thảo Nguyên, chuyên kinh doanh các loại bánh truyền thống tại TP. Hồ Chí Minh, đã mở rộng quy mô từ một cửa hàng nhỏ thành doanh nghiệp với hơn 350 nhân viên trong vòng ba năm qua. Để mở rộng thị trường, công ty quyết định ra mắt dòng sản phẩm Bánh Trung Thu mới dành cho trẻ em.
Vấn đề phát sinh
Sáu tuần trước khi dòng sản phẩm mới dự kiến ra mắt, Lan, quản lý dự án (Project Manager), nhận được cuộc gọi khẩn từ quản lý xưởng sản xuất bánh. Quản lý này cho biết khuôn bánh hình trăng sao cần thiết để làm bánh Trung Thu vẫn chưa đến nơi. Lan biết rằng việc nướng bánh cần bắt đầu vào ngày mai để đảm bảo tiến độ ra mắt sản phẩm. Không thể trì hoãn, Lan nhanh chóng yêu cầu Minh, đồng đội của mình, liên hệ với nhà sản xuất khuôn bánh để kiểm tra tình trạng đơn hàng. Minh phát hiện ra rằng đơn hàng bị trì hoãn do thiếu hụt sản phẩm và khuôn bánh sẽ đến trễ hai ngày so với dự kiến.
Lan nhận ra rằng sự chậm trễ này đe dọa đến khả năng ra mắt sản phẩm đúng hạn. Điều tồi tệ hơn, nhóm marketing của Thảo Nguyên đã mua các vị trí quảng cáo không hoàn tiền cho ngày ra mắt. May mắn thay, Lan và nhóm của cô đã chuẩn bị trước cho vấn đề này.
Lập kế hoạch rủi ro từ trước
Trước đó vài tháng, trước khi dự án bắt đầu, Lan và nhóm của mình đã tổ chức brainstorm để nhận diện các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án. Họ đã tạo ra một risk register (sổ đăng ký rủi ro), là bảng hoặc biểu đồ chứa danh sách các rủi ro, thường đi kèm với ma trận xác suất và tác động (probability and impact matrix). Trong quá trình này, nhóm xác định rằng khả năng xảy ra việc đơn hàng khuôn bánh bị chậm trễ có xác suất trung bình nhưng sẽ có tác động lớn đến dự án. Lan đã ghi lại rủi ro này vào sổ đăng ký rủi ro và giao cho Minh tạo ra một mitigation plan (kế hoạch giảm thiểu rủi ro), bao gồm các bước để giảm khả năng xảy ra rủi ro hoặc giảm tác động của rủi ro nếu nó xảy ra. Kế hoạch này sau đó được phê duyệt bởi project sponsor (nhà tài trợ dự án) và các bên liên quan khác.
Quản lý vấn đề phát sinh
Khi vấn đề về khuôn bánh xảy ra, Lan và Minh đã tham khảo kế hoạch giảm thiểu rủi ro. Minh đã xác định hai phương án để xử lý rủi ro: Phương án thứ nhất là làm việc với xưởng sản xuất để tăng nhẹ số lượng bánh sản xuất nhằm bù đắp cho hai ngày bị mất do sự chậm trễ của khuôn bánh. Phương án thứ hai là đặt hàng với một xưởng sản xuất khác để tăng tốc độ sản xuất. Lan và Minh quyết định chọn phương án thứ nhất để tránh việc phải làm việc với một xưởng sản xuất thứ hai.
Trước khi tiến hành, Lan và Minh tổ chức họp để brainstorm các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến kế hoạch mới. Họ nhận thấy rằng số lượng bánh ít hơn có thể có tác động nhỏ nhưng có thể quản lý được đến mục tiêu tăng trưởng của công ty trong năm 2021. Họ quyết định rằng phương án tốt nhất là chấp nhận rủi ro này để tránh việc trì hoãn dự án thêm nữa. Để đảm bảo rằng các bên liên quan trong dự án nhận thức và thoải mái với thay đổi này, Lan yêu cầu một cuộc họp với nhà tài trợ dự án để truyền đạt kế hoạch, mô tả rủi ro nhỏ liên quan đến tăng trưởng và đề xuất chấp nhận rủi ro. Nhà tài trợ đồng ý và phê duyệt kế hoạch mới của Lan.
Lan giao cho Minh nhiệm vụ truyền đạt kế hoạch điều chỉnh đến quản lý xưởng sản xuất. Mặc dù việc nướng bánh bắt đầu trễ hai ngày, kế hoạch mới của Lan giúp đảm bảo rằng nhóm có thể ra mắt dòng sản phẩm mới đúng hạn.
Lời khuyên chuyên nghiệp:
Mặc dù thuật ngữ mitigation plan (kế hoạch giảm thiểu rủi ro) thường được sử dụng nhiều hơn trong quản lý dự án, bạn cũng có thể nghe thấy thuật ngữ contingency plan (kế hoạch dự phòng). Hai thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng có một số khác biệt quan trọng. Kế hoạch giảm thiểu rủi ro là chiến lược phản ứng rủi ro được lập kế hoạch. Nếu người quản lý dự án có thể xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến bất kỳ tham số quan trọng nào của dự án (tiến độ, chi phí, hoặc phạm vi công việc), họ nên lập kế hoạch giảm thiểu những rủi ro này sớm trong dự án. Ngược lại, kế hoạch dự phòng chủ yếu liên quan đến quỹ dự phòng mà người quản lý dự án giữ lại (ngoài ngân sách dự án đã lập kế hoạch) để hỗ trợ bất kỳ kế hoạch phản ứng rủi ro nào nếu chúng vượt quá số tiền đã lập kế hoạch hoặc để quản lý bất kỳ rủi ro bất ngờ nào trong quá trình thực hiện.
Kết luận:
Trong nghiên cứu trường hợp này, việc lập kế hoạch quản lý rủi ro từ sớm đã giúp Lan hành động nhanh chóng khi một vấn đề xuất hiện vào thời điểm quan trọng trong giai đoạn thực hiện dự án.
Bằng cách tham khảo một kế hoạch giảm thiểu rủi ro hiện có và cân nhắc hai phương án để tiến hành, Lan và Minh đã có thể đưa ra quyết định thông minh về hướng đi tốt nhất. Lan cũng đã truyền đạt kịp thời các rủi ro liên quan đến tăng trưởng liên quan đến kế hoạch này cho nhà tài trợ dự án.
Khi bạn quản lý các dự án của riêng mình, vấn đề sẽ xảy ra thường xuyên. Khi bạn thực hiện tốt công tác lập kế hoạch quản lý rủi ro trước khi bắt đầu công việc, bạn sẽ được trang bị tốt hơn để đối phó với các vấn đề một cách nhanh chóng.
Để lại một bình luận