Lời khuyên để giao tiếp hiệu quả trong quản lý dự án

Bạn đã biết rằng giao tiếp là chìa khóa thành công của bất kỳ dự án nào. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn là trung tâm của hoạt động giao tiếp đó, đây là một quá trình diễn ra liên tục trong suốt vòng đời của một dự án. Người quản lý dự án giỏi phải có khả năng giao tiếp hiệu quả với tất cả các bên liên quan và thành viên nhóm thông qua nhiều phương tiện khác nhau.

Với tư cách là người quản lý dự án, điều quan trọng là phải phát triển một kế hoạch truyền thông trong suốt thời gian thực hiện dự án của bạn. Giao tiếp tốt giúp dự án của bạn diễn ra suôn sẻ, dẫn đến kết quả tốt hơn và hỗ trợ văn hóa nhóm lành mạnh. Bạn có thể sử dụng bốn mẹo này để thúc đẩy giao tiếp hiệu quả trong nhóm của mình:

Hình minh họa bốn mẹo để giao tiếp hiệu quả được liệt kê trong bài đọc: 1. Nhận biết và hiểu những khác biệt của từng cá nhân 2. Động não và tạo ra thông điệp phù hợp 3. Truyền tải thông điệp của bạn 4. Nhận phản hồi và kết hợp phản hồi đó về sau

Nhận biết và hiểu rõ sự khác biệt cá nhân

Bạn có thể khuyến khích giao tiếp cởi mở, toàn diện bằng cách:

• Không đưa ra giả định về hoàn cảnh, danh tính hoặc trải nghiệm của khán giả. 
• Hãy lưu tâm đến những thành kiến ​​của chính bạn.
• Sử dụng ngôn ngữ phù hợp, chuyên nghiệp và trung lập.
• Bao gồm, tôn trọng và tò mò về các quan điểm đa dạng.

Với tư cách là người quản lý dự án, bạn chắc chắn sẽ làm việc với nhiều nhóm thành viên trong nhóm và các bên liên quan trong mỗi dự án. Bạn sẽ cần hiểu nền tảng, kinh nghiệm, quan điểm và thành kiến ​​của từng thành viên trong nhóm cũng như của chính bạn để giao tiếp hiệu quả. 

Động não và tạo ra thông điệp phù hợp

Truyền đạt thông điệp phù hợp bằng cách suy nghĩ về đối tượng mục tiêu của bạn. Bạn đang giao tiếp với ai? Trong quá trình giao tiếp, hãy luôn nêu rõ lý do bạn liên hệ:

• Khán giả của bạn có thể sử dụng những kênh nào để liên hệ với bạn hoặc nhóm? 
• Bạn đang truyền tải thông tin?
• Bạn đang yêu cầu đầu vào?
• Bạn đang làm rõ một vấn đề?
• Bạn đang giải quyết một vấn đề?

Một số thành viên trong nhóm có thể yêu cầu thông tin chi tiết, trong khi những người khác có thể chỉ cần cái nhìn tổng quan về tình huống. Bất kể đối tượng của bạn là gì, bạn phải đảm bảo xác định mục đích của thông điệp, trình bày thông tin hoặc yêu cầu một cách rõ ràng, chính xác và đi đúng chủ đề. 

Gửi tin nhắn của bạn

Khi bạn soạn thảo thông điệp của mình, hãy nghĩ xem phương pháp nào có sẵn và phù hợp để liên lạc với các thành viên khác nhau trong nhóm của bạn, cho dù đó là trực tiếp, trong hội nghị video, qua điện thoại, qua email hay trong một cuộc họp. Việc chọn phương pháp phù hợp đặc biệt quan trọng nếu bạn có các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan ở các khu vực và múi giờ khác nhau. Ngoài ra, hãy chắc chắn:

• Tránh bao gồm bất kỳ thông tin nhạy cảm hoặc có khả năng riêng tư. 
• Giả sử mọi người trong công ty sẽ nhận được thông tin liên lạc.

Nhận phản hồi và kết hợp phản hồi đó trong tương lai

Việc giao tiếp không kết thúc khi bạn truyền tải thông điệp của mình, vì vậy hãy nhớ theo dõi khán giả bằng cách:

• Kiểm tra để đảm bảo tin nhắn của bạn rõ ràng.
• Yêu cầu họ phản hồi.
• Khuyến khích giao tiếp cởi mở.
• Trả lời các câu hỏi một cách nhanh chóng.

Ở bước cuối cùng này, bạn sẽ nhận được phản hồi từ khán giả để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được nhận như bạn dự định. 

Bài học chính

Bây giờ bạn đã có các bước để giao tiếp hiệu quả với tư cách là người quản lý dự án! Bạn đã học được cách thúc đẩy giao tiếp cởi mở, toàn diện bằng cách nhận ra và hiểu rõ những khác biệt cá nhân giữa các thành viên trong nhóm của mình. Bạn biết cách tạo và truyền tải một thông điệp phù hợp cũng như tầm quan trọng của việc thu thập và giải quyết phản hồi. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo thông tin liên lạc của bạn rõ ràng, trung thực, phù hợp và thường xuyên. Việc làm theo những nguyên tắc này sẽ giúp bạn giao tiếp thành công trong suốt các dự án của mình.