Trực quan hóa các mối quan hệ phụ thuộc trong quản lý dự án

Trong bài đọc này, chúng ta sẽ thảo luận về các loại phụ thuộc khác nhau có thể đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án. 

Các loại phụ thuộc  

phụ thuộc là mối quan hệ giữa hai nhiệm vụ dự án trong đó việc hoàn thành hoặc bắt đầu một nhiệm vụ phụ thuộc vào việc hoàn thành hoặc bắt đầu nhiệm vụ kia. Hãy cùng khám phá bốn loại phụ thuộc phổ biến:

Kết thúc để bắt đầu (FS)

Trong loại mối quan hệ giữa hai nhiệm vụ này, Nhiệm vụ A phải được hoàn thành trước khi Nhiệm vụ B có thể bắt đầu. Đây là sự phụ thuộc phổ biến nhất trong quản lý dự án. Nó tuân theo tiến trình tự nhiên từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Ví dụ: Hãy tưởng tượng bạn đang chuẩn bị mời vài người bạn đến ăn tối. Bạn không thể bắt đầu đi giày (Nhiệm vụ B) cho đến khi bạn xỏ tất xong (Nhiệm vụ A). 

Nhiệm vụ A: Hoàn thành đi tất vào. →Nhiệm vụ B: Bắt đầu mang giày vào.

Kết thúc để kết thúc (FF)

Trong mô hình này, Nhiệm vụ A phải hoàn thành trước khi Nhiệm vụ B có thể hoàn thành. (Loại phụ thuộc này không phổ biến.)

Ví dụ: Trước đó trong ngày, bạn đã nướng một chiếc bánh. Bạn không thể hoàn thành việc trang trí bánh (Nhiệm vụ B) cho đến khi bạn hoàn thành việc làm kem (Nhiệm vụ A).

Nhiệm vụ A: Hoàn thành làm kem. →Nhiệm vụ B: Hoàn thành trang trí bánh.

Bắt đầu để bắt đầu (SS)

Trong mô hình này, Nhiệm vụ B không thể bắt đầu cho đến khi Nhiệm vụ A bắt đầu. Điều này có nghĩa là Nhiệm vụ A và B bắt đầu cùng lúc và chạy song song.

Ví dụ:  Bạn cần bắt tàu về nhà sau giờ làm việc. Bạn không thể lên tàu (Nhiệm vụ B) cho đến khi bạn trả tiền đi tàu (Nhiệm vụ A).  

Nhiệm vụ A: Bắt đầu bằng cách trả tiền cho chuyến đi tàu của bạn. →Nhiệm vụ B: Bắt đầu về nhà bằng cách lên tàu.

Bắt đầu kết thúc (SF)

Trong mô hình này, Nhiệm vụ A phải bắt đầu trước khi hoàn thành Nhiệm vụ B.

Ví dụ:   Một người bạn của bạn gọi điện để thông báo với bạn rằng anh ấy sẽ đến muộn. Anh ta không thể kết thúc ca làm việc của mình (Nhiệm vụ B) và nghỉ việc cho đến khi đồng nghiệp của anh ta đến bắt đầu ca làm việc của cô ấy (Nhiệm vụ A). 

Nhiệm vụ A: Đồng nghiệp của bạn bạn bắt đầu ca làm việc của cô ấy. →Nhiệm vụ B: Bạn của bạn kết thúc ca làm việc của anh ấy.

Đồ thị phụ thuộc

Với tư cách là người quản lý dự án, bạn sẽ sử dụng những phần phụ thuộc này để thể hiện trực quan luồng công việc trong dự án của mình. Hãy xem xét cách sử dụng biểu đồ phụ thuộc bằng một ví dụ hàng ngày.

Hãy tưởng tượng bạn đang làm bánh mì bơ đậu phộng và thạch cho những đứa trẻ sẽ đến ăn tối và bạn muốn sử dụng các mối quan hệ phụ thuộc để lập bản đồ các hoạt động của mình trên biểu đồ. 

Hoạt động A: Thu thập tài liệu. Mối quan hệ: Sau khi bắt đầu dự án

Hoạt động B: Đổ thạch lên miếng bánh mì. Mối quan hệ: Sau A

Hoạt động C: Phết bơ đậu phộng lên miếng bánh mì. Mối quan hệ: Sau A

Hoạt động D: Xếp hai miếng bánh mì lại với nhau. Mối quan hệ: Sau B và C

Hoạt động E: Phục vụ trẻ em. Mối quan hệ: Sau hoạt động D

Hãy chia nhỏ từng nhiệm vụ để tạo biểu đồ phụ thuộc của bạn:

1. Khi bắt đầu làm bánh sandwich, bạn cần thu thập nguyên liệu: bánh mì, dao, thạch, bơ đậu phộng, đĩa và khăn ăn (Nhiệm vụ A). 
2. Lúc này, bạn có thể phết thạch lên một miếng bánh mì (Nhiệm vụ B) và phết bơ đậu phộng lên miếng bánh mì còn lại (Nhiệm vụ C). 

3. Bây giờ bạn cần ghép cả hai miếng bánh mì lại với nhau (Nhiệm vụ D).

4. Cuối cùng, bạn có thể đặt bánh sandwich lên đĩa và phục vụ (Nhiệm vụ E).

Bài học chính

Có bốn loại phụ thuộc nhiệm vụ:

• Kết thúc để bắt đầu
• Kết thúc để kết thúc
• Bắt đầu để bắt đầu
• Bắt đầu để kết thúc

Biểu đồ phụ thuộc có thể giúp bạn hình dung các phần phụ thuộc khác nhau này và quy trình công việc cần thực hiện trong một dự án. Họ cũng có thể giúp bạn xác định bất kỳ rủi ro nào liên quan đến chúng.