Trước đây, bạn đã học cách sử dụng các công cụ và chiến lược khác nhau để xác định và quản lý rủi ro khi bạn lập kế hoạch cho dự án của mình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách quản lý những rủi ro có khả năng tác động cao nhất đến dự án của bạn.
Công ty và bối cảnh
Imaginee là một chuỗi nhà hàng Việt Nam nổi tiếng với nhiều chi nhánh tại Mỹ, Châu Âu và Úc. Công ty nổi tiếng với việc cung cấp các món ăn truyền thống Việt Nam chất lượng cao, và một trong những nguyên liệu chính mà họ sử dụng là gạo ST25 – một loại gạo nổi tiếng từ Việt Nam, đã giành được nhiều giải thưởng quốc tế. Để đảm bảo chất lượng và hương vị cho món ăn của mình, Imaginee nhập khẩu gạo ST25 từ các nhà cung cấp tại Việt Nam.
Rủi ro điểm thất bại duy nhất
Khi bạn đã xác định và xếp hạng các rủi ro, hãy chú ý đặc biệt đến những rủi ro có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng hoàn thành dự án của nhóm bạn. Một điểm thất bại duy nhất là một rủi ro mà nếu xảy ra, có thể gây ra sự gián đoạn đáng kể cho dự án của bạn và thậm chí có thể làm dừng lại hoàn toàn dự án. Bạn nên lập kế hoạch cho những rủi ro này ngay từ đầu dự án.
Ví dụ, nhiều dự án sử dụng các chuyên gia về chủ đề cụ thể (SME) – những thành viên trong nhóm có hiểu biết sâu sắc về một công việc, quy trình, bộ phận, chức năng, công nghệ, máy móc, vật liệu, hoặc loại thiết bị cụ thể. Các SME này tham gia để tư vấn cho bạn trong suốt vòng đời của dự án. Chỉ có một SME quen thuộc với hệ thống quan trọng trong nhóm của bạn là một ví dụ về rủi ro điểm thất bại duy nhất. SME này chỉ đưa ra một quan điểm, và nếu họ là người duy nhất tư vấn về hệ thống, sẽ không có ai đưa ra quan điểm khác.
Nghiên cứu tình huống: Sử dụng chiến lược giảm thiểu để quản lý rủi ro điểm thất bại duy nhất
Hãy tưởng tượng Imaginee sử dụng gạo ST25 từ một công ty ở Việt Nam cho phần lớn các món ăn của mình. Gạo ST25 được khách hàng của Imaginee yêu cầu rất cao. Tuy nhiên, chính phủ địa phương ở phía nhà cung cấp vừa thông báo rằng họ sẽ áp dụng một loại thuế mới đối với việc xuất khẩu gạo và nông sản. Kết quả là, giá gạo tăng đột biến đến mức công ty gặp khó khăn trong việc cung cấp gạo ST25 cho Imaginee, đặt dự án vào nguy cơ không có đủ gạo để mua.
Hãy xem xét cách bốn chiến lược giảm thiểu rủi ro này có thể được sử dụng để quản lý rủi ro điểm thất bại duy nhất trong ví dụ của Imaginee:
Tránh né
Chiến lược này tìm cách né tránh hoàn toàn tình huống. Trong ví dụ của Imaginee, nhóm có thể tránh hoàn toàn rủi ro này bằng cách xem xét sử dụng một loại gạo khác có sẵn rộng rãi ở nhiều địa điểm.
Giảm thiểu
Giảm thiểu rủi ro bao gồm việc cố gắng giảm thiểu các tác động thảm khốc mà nó có thể gây ra cho dự án. Chìa khóa để giảm thiểu rủi ro bắt đầu từ việc nhận ra rằng rủi ro tồn tại. Đó là lý do tại sao bạn sẽ thường nghe thấy các chiến lược giảm thiểu được gọi là các phương án dự phòng. Nếu nhóm Imaginee quyết định sử dụng cả nhà cung cấp gạo từ Việt Nam và một nhà cung cấp khác từ một quốc gia láng giềng? Có khả năng là sự thay đổi trong thuế và quy định sẽ không ảnh hưởng đến cả hai công ty, và điều này sẽ cung cấp cho Imaginee một số sự linh hoạt mà không phải loại bỏ hoàn toàn nhà cung cấp ưa thích của họ.
Chuyển giao
Chiến lược chuyển giao chuyển trách nhiệm xử lý rủi ro sang người khác. Nhóm Imaginee có thể tìm một nhà cung cấp tại Mỹ hoặc Châu Âu sử dụng gạo từ nhiều quốc gia khác nhau và mua gạo từ họ thay vì từ nhà cung cấp ở Việt Nam. Điều này chuyển quyền sở hữu các rủi ro và chi phí liên quan đến quy định của Việt Nam sang nhà cung cấp đó.
Chấp nhận
Cuối cùng, bạn có thể chấp nhận rủi ro như một chi phí bình thường của việc kinh doanh. Chấp nhận rủi ro một cách chủ động thường có nghĩa là dành ra thêm tiền để giải quyết vấn đề khi gặp rắc rối. Chấp nhận rủi ro một cách thụ động là cách tiếp cận “không làm gì”. Trong khi chấp nhận thụ động có thể hợp lý đối với các rủi ro nhỏ hơn, nhưng không được khuyến nghị đối với hầu hết các rủi ro điểm thất bại duy nhất. Cũng quan trọng là phải chủ động và giảm thiểu rủi ro trước khi chúng xảy ra nếu có thể, vì điều này có thể giúp bạn tránh phải chấp nhận rủi ro. Trong kịch bản của Imaginee, người quản lý dự án có thể lên lịch họp với các bên liên quan trong dự án để thảo luận về việc tăng thuế ở Việt Nam và cách nó có thể ảnh hưởng đến chi phí của dự án. Sau đó, họ có thể quyết định chủ động chấp nhận rủi ro bằng cách dành ra thêm tiền để mua gạo từ một nhà cung cấp khác, nếu cần, hoặc chấp nhận thụ động rủi ro của việc không nhận được gạo trong mùa này.
Bài học chính
Nếu bạn có các chiến lược mà bạn có thể dựa vào để tránh né, giảm thiểu, chuyển giao và chấp nhận rủi ro trong dự án—bao gồm cả các rủi ro điểm thất bại duy nhất—bạn sẽ có một vị trí tốt hơn để bảo vệ dự án của mình khỏi những tác động có thể xảy ra của các rủi ro này.
Để lại một bình luận