Trước đây, bạn đã tìm hiểu về một số công cụ giúp bạn xác định rủi ro. Trong bài đọc này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào cách tạo và sử dụng một trong những công cụ đó: sơ đồ xương cá.
Sơ đồ xương cá—còn được gọi là Sơ đồ Ishikawa hoặc sơ đồ nhân quả—được phát triển bởi nhà lý thuyết tổ chức người Nhật Kaoru Ishikawa vào những năm 1960 để đo lường các quy trình kiểm soát chất lượng trong ngành đóng tàu. Biểu đồ xương cá là một cách trực quan để xem xét nguyên nhân và kết quả. Chúng được gọi là sơ đồ xương cá vì chúng có hình dạng tương tự bộ xương cá.
Sơ đồ xương cá giúp nhóm suy nghĩ các nguyên nhân tiềm ẩn của một vấn đề hoặc rủi ro và sắp xếp chúng thành các danh mục hữu ích. Các danh mục này hiển thị các lĩnh vực mà bạn nên tập trung vào để giảm thiểu rủi ro đó. Biểu đồ xương cá cũng rất hữu ích trong việc tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. MỘT nguyên nhân gốc rễ là nguyên nhân ban đầu của một tình huống gây ra vấn đề hoặc rủi ro. Mục đích của việc sử dụng sơ đồ xương cá trong quản lý rủi ro là xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề tiềm ẩn đối với một dự án hoặc chương trình.
Case Study: Sử dụng sơ đồ xương cá để xác định nguyên nhân rủi ro
Miguel là giám đốc dự án tại Office Supply Inc. Anh ấy đang trong giai đoạn lập kế hoạch cho một dự án khuyến mãi mùa hè sắp tới, bao gồm việc giao sản phẩm miễn phí. Thật không may, trong quá khứ, công ty đã gặp khó khăn trong việc giao sản phẩm của mình đến các tòa nhà văn phòng ở trung tâm thành phố đúng thời hạn. Miguel xây dựng sơ đồ xương cá để xem liệu anh ấy có thể xác định một số nguyên nhân có thể gây ra vấn đề này nhằm giảm thiểu rủi ro cho dự án hiện tại hay không. Anh ấy làm theo các bước sau để xây dựng sơ đồ của mình:
Bước 1) Xác định vấn đề
Đầu tiên, Miguel xác định rõ ràng vấn đề đó là gì. Trong trường hợp này, Miguel nêu vấn đề là “sự cố khi giao sản phẩm đến các tòa nhà văn phòng ở trung tâm thành phố đúng giờ”. Sau đó, anh ta thêm vấn đề vào phần đầu của sơ đồ xương cá của mình.
Bước 2) Xác định các danh mục
Ở bước này, Miguel nghĩ đến các loại danh mục có thể gây ra sự cố. Các danh mục này sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại vấn đề hoặc ngành. Một số ví dụ phổ biến về các danh mục bao gồm “con người”, “công nghệ”, “vật liệu”, “giao thông vận tải”, “tiền bạc”, “thời gian”, “môi trường” và “thủ tục”.
Đối với vấn đề chuyển giao tại Office Supply Inc., Miguel liệt kê các danh mục “con người”, “công nghệ”, “vật liệu”, “vận chuyển” và “môi trường” ở đầu và cuối danh sách ở bên trái vấn đề trong bài viết của mình. sơ đồ xương cá.
Biểu đồ xương cá với các danh mục và vấn đề được điền vào được liệt kê trong bài đọc. Các danh mục bao gồm “con người”, “công nghệ”, “vật liệu”, “giao thông vận tải”, “tiền bạc”, “thời gian”, “môi trường” và “thủ tục”.
Bước 3) Suy nghĩ về nguyên nhân
Bây giờ Miguel đã xác định được các danh mục có thể có liên quan đến rủi ro, anh ấy suy nghĩ về các lĩnh vực cần quan tâm trong mỗi danh mục. Anh ấy liên hệ với nhóm của mình để được giúp đỡ trong việc xác định những nguyên nhân có thể xảy ra này. Sau đó, Miguel điền vào danh sách một số nguyên nhân có thể liên quan đến từng danh mục.
Mẹo chuyên nghiệp: Động não phải là một khu vực không có sự phán xét. Khuyến khích luồng thông tin liên quan đến các danh mục và cố gắng không loại trừ mọi thứ. Khi giải quyết các yếu tố con người, hãy tránh đặt tên cá nhân; thay vào đó, hãy chỉ tập trung vào hành vi.
Biểu đồ xương cá với các danh mục, nguyên nhân có thể và vấn đề được điền vào được liệt kê trong bài đọc. Những nguyên nhân mới của “con người” bao gồm thiếu đào tạo, mất tập trung, thiếu người. Đối với “công nghệ” bao gồm sự quá phức tạp và lỗi thời. Đối với “vật liệu” bao gồm bao bì dễ vỡ và thiếu xe nâng. Đối với “vận chuyển” bao gồm xe tải quá nhỏ, xe tải quá lớn và thiếu xe tải. Đối với “môi trường” bao gồm giao thông thành phố, thang máy đông đúc và khoảng cách xa.
Bước 4) Phân tích nguyên nhân
Bây giờ Miguel đã phát hiện ra một số nguyên nhân có thể gây ra vấn đề giao hàng đến các văn phòng ở trung tâm thành phố, anh ấy phân tích những nguyên nhân đó. Anh ta cần xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hiện tại để có thể tìm ra cách giảm thiểu nó cho dự án hiện tại.
Lưu ý rằng một nguyên nhân của một vấn đề không nhất thiết là nguyên nhân gốc rễ. Ví dụ, Miguel đã xác định rằng việc thiếu xe nâng là một vấn đề. Việc có thêm xe nâng sẽ cho phép công ty đưa sản phẩm lên và xuống xe tải nhanh hơn. Tuy nhiên, sau khi tính toán lượng thời gian cần thiết để dỡ và tải sản phẩm, Miguel nhận ra rằng việc bổ sung thêm xe nâng sẽ không làm giảm đáng kể thời gian đưa sản phẩm từ nhà kho đến văn phòng ở trung tâm thành phố. Vì vậy, đây là một nguyên nhân của vấn đề nhưng không phải là nguyên nhân gốc rễ.
Mặt khác, Miguel nhận thấy rằng không có lịch trình cố định cho việc gửi hàng. Vì vấn đề chỉ tồn tại ở thành phố chứ không phải ở các khu vực ngoại ô, anh nhận ra rằng giao thông chắc chắn cũng đóng một vai trò trong việc giao hàng trễ. Vì vậy, việc thay đổi lịch trình để thời gian giao hàng trước giờ cao điểm của thành phố có thể giúp khắc phục vấn đề.
Mẹo chuyên nghiệp: Biểu đồ xương cá là công cụ có thể hữu ích trong bất kỳ giai đoạn nào của dự án. Khi bạn sử dụng chúng trong việc lập kế hoạch rủi ro, bạn đang cố gắng xác định các nguyên nhân có thể xảy ra của một vấn đề có thể xảy ra hoặc có thể không xảy ra. Khi bạn sử dụng chúng trong giai đoạn thực thi, bạn đang cố gắng tìm ra nguyên nhân cốt lõi của sự cố đã xảy ra.
Bài học chính
Xác định rủi ro và đo lường tác động tiềm tàng của chúng đối với dự án có thể là một nhiệm vụ phức tạp. Bạn có thể giúp hình dung những vấn đề này bằng cách tạo sơ đồ xương cá. Tóm lại, các bước để tạo sơ đồ xương cá là:
- Xác định vấn đề
- Xác định các danh mục
- Suy nghĩ về các nguyên nhân
- Phân tích nguyên nhân
Khi bạn đã phát triển sơ đồ xương cá để giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đo lường tác động tiềm ẩn của nó đối với dự án, bạn có thể chuyển sang xác định cách giảm thiểu rủi ro.
Để lại một bình luận