Giới thiệu về bảng Kanban

Bảng Kanban là một công cụ trực quan được sử dụng để quản lý các nhiệm vụ và quy trình công việc. Bảng Kanban có thể được tạo trên bảng trắng, bảng từ, bảng áp phích, chương trình máy tính, v.v. Các nhiệm vụ liên quan đến dự án được ghi trên thẻ. Các thẻ này được đặt trong các cột, thể hiện tiến độ đã đạt được. 

Mặc dù bảng Kanban rất hữu ích cho mọi loại dự án nhưng chúng thường phù hợp nhất với các nhóm dự án làm việc trong một môi trường Nhanh nhẹn phương pháp quản lý dự án. Bạn có thể nhớ rằng quản lý dự án Agile là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại để quản lý các dự án tập trung vào việc phát hành liên tục và kết hợp phản hồi của khách hàng với mỗi lần lặp lại. Sau khi trở thành người quản lý dự án và đã tạo kế hoạch dự án của mình, bạn có thể quyết định xem bảng Kanban có phù hợp với dự án của mình hay không. 

Mục đích của bảng Kanban

Bảng Kanban được sử dụng để:

• Cung cấp sự hiểu biết trực quan nhanh chóng về chi tiết công việc và cung cấp thông tin nhiệm vụ quan trọng.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao giữa các bên liên quan, chẳng hạn như giữa các tài nguyên phát triển và thử nghiệm hoặc giữa các thành viên trong nhóm thực hiện các nhiệm vụ liên quan.
• Giúp nắm bắt số liệu và cải thiện quy trình làm việc.

Sử dụng bảng Kanban

Trước khi tạo bảng, cách tốt nhất là thu thập thông tin cần thiết và sắp xếp các yếu tố chính, chẳng hạn như nhiệm vụ, trạng thái, ngày tháng và thời lượng. Thông tin đó rất hữu ích khi xây dựng bảng của bạn. 

Hãy chuyển trọng tâm của chúng ta sang một ví dụ về bảng Kanban bên dưới. Mỗi hình chữ nhật màu được liên kết với một nhiệm vụ. Các nhiệm vụ được thể hiện theo chiều ngang trên dòng thời gian nỗ lực. Mỗi cột thể hiện vị trí của nhiệm vụ liên quan đến việc hoàn thành nó. Vì vậy, khi một tác vụ được bắt đầu, nó sẽ chuyển từ làm, ĐẾN trong tiến trình. Khi dự án gần như sẵn sàng được phát hành hoặc hoàn thành, nó sẽ chuyển sang thử nghiệm, và khi được kiểm tra và phê duyệt, nó sẽ chuyển sang xong. Lưu ý rằng đây chỉ là một ví dụ về bảng Kanban và tùy thuộc vào công cụ bạn sử dụng—chẳng hạn như phần mềm hoặc bảng vật lý—bạn có thể tùy chỉnh bảng của mình bằng nhiều cột và thẻ khác nhau. Bảng cũng có thể có các hàng dành cho tài nguyên (nhóm hoặc cá nhân), để giúp hình dung ai đang tích cực làm việc gì.

Tạo thẻ

Các thẻ sẽ có kiểu dáng khác nhau—thậm chí bạn có thể sử dụng ghi chú dán trên bảng trắng—nhưng hầu hết các thẻ sẽ chứa một số chi tiết chính về nhiệm vụ mà chúng đại diện. Khi sử dụng thẻ vật lý, các đội thường sử dụng cả hai mặt. Đây là những gì cả hai mặt của thẻ nên bao gồm:

Đằng trước

• Tiêu đề và mã định danh duy nhất: Đảm bảo bạn có tài liệu tham khảo nhanh về nhiệm vụ và số ID.
• Mô tả công việc: Mô tả ngắn gọn nhiệm vụ cần hoàn thành. Hãy nhớ rằng điều này nhằm mục đích ghi lại trên một vật gì đó không lớn hơn thẻ mục lục.
• Ước tính nỗ lực: Ước tính khối lượng công việc sẽ thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ: bạn có thể viết “nhỏ”, “trung bình” hoặc “lớn” để cho biết mức độ nỗ lực mà bạn nghĩ rằng nhiệm vụ đó sẽ đòi hỏi. 
• Ai được giao nhiệm vụ: Chỉ rõ ai chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ; lý tưởng nhất là một người trên mỗi thẻ.

Mặt sau 

• Ngày bắt đầu: Bao gồm ngày bắt đầu của nhiệm vụ để sử dụng trong số liệu, theo dõi và đảm bảo rằng ước tính thời gian của bạn là chính xác.
• Những ngày bị chặn: Cho biết những ngày nào nhiệm vụ của bạn có thể bị dừng lại. Một tác vụ có thể bị chặn nếu nó không thể tiếp tục làm việc. Ví dụ: nếu lẽ ra bạn phải nhận một sản phẩm có thể giao được nhưng nó vẫn chưa được giao thì ngày của bạn có thể bị chặn để thực hiện nhiệm vụ cụ thể này.
• Ngày kết thúc: Như với bất kỳ kế hoạch nào, điều quan trọng là phải theo dõi khi nào nhiệm vụ được cho là sẽ hoàn thành. Điều này cho phép bạn đảm bảo rằng dự án của bạn vẫn đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Phần mềm bảng Kanban

Nếu bạn chọn sử dụng một công cụ phần mềm thay vì bảng mạch vật lý, bạn có một vài lựa chọn. Asana Và Trello đều là những công cụ phần mềm tuyệt vời để sử dụng nếu bạn đang muốn giới thiệu Kanban cho dự án của mình. Có nhiều lựa chọn, vì vậy hãy dành thời gian để đánh giá cái nào là tốt nhất cho bạn và dự án của bạn.