kế hoạch dự án rất quan trọng vì chúng được sử dụng để nắm bắt phạm vi và thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án. Kế hoạch dự án về cơ bản là bản kế hoạch chi tiết của dự án—nó đưa ra tất cả các hoạt động và các cột mốc quan trọng mà nhóm của bạn cần đạt được để hoàn thành dự án một cách thành công. Kế hoạch dự án có nhiều hình dạng, kích cỡ và hình thức khác nhau. Tùy thuộc vào dự án bạn đang quản lý, mẫu bạn sử dụng có thể khác nhau và một số công ty thậm chí còn có các mẫu tiêu chuẩn mà họ yêu cầu người quản lý dự án của họ sử dụng.
Trong các video trước, bạn đã tìm hiểu về nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau để lập kế hoạch dự án. Nhưng làm thế nào để bạn biết nên sử dụng công cụ và kỹ thuật nào và khi nào? Theo nguyên tắc chung, tốt nhất nên sử dụng bảng tính cho một dự án đơn giản và phần mềm quản lý dự án cho một dự án phức tạp hơn. Bất kể bạn sử dụng công cụ nào, hãy đảm bảo bao gồm thông tin quan trọng này:
- Số ID của task hoặc tên task: Bạn có thể phải thực hiện hàng chục, hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn nhiệm vụ trong một dự án. Việc chỉ định ID hoặc tên nhiệm vụ giúp bạn dễ dàng tìm và tham khảo nhiệm vụ khi liên lạc với các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.
- Thời hạn của task: Thời hạn thực hiện nhiệm vụ là lượng thời gian bạn ước tính nhiệm vụ đó sẽ mất. Việc thêm thời hạn thực hiện nhiệm vụ vào kế hoạch dự án sẽ giúp bạn sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ trong dự án nhằm đảm bảo bạn đạt được mục tiêu đúng thời hạn.
- Ngày bắt đầu và kết thúc: Việc bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ sẽ giúp bạn theo dõi xem mình có đang tiến hành đúng thời hạn hay không.
- Ai chịu trách nhiệm về việc gì: Bao gồm vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm sẽ giúp thúc đẩy sự rõ ràng và hiệu quả. Cách tốt nhất là chỉ định chủ sở hữu cho từng nhiệm vụ.
Sử dụng bảng tính để xây dựng kế hoạch dự án
Bảng tính là một công cụ tuyệt vời để sử dụng cho các kế hoạch dự án, đặc biệt đối với các dự án ít phức tạp hơn và có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Bảng tính có thể yêu cầu nhiều thông tin được nhập thủ công, nhưng với tư cách là người quản lý dự án, bạn có thể thấy rằng mình thích khả năng kiểm soát mà bảng tính cung cấp. Bảng tính cũng có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể điều chỉnh chúng theo nhu cầu của dự án.
Hình ảnh bên dưới cho thấy kế hoạch dự án ra mắt trang web có thể trông như thế nào trong một bảng tính đơn giản.
Mẹo chuyên nghiệp: Điều quan trọng là phải kết hợp Cấu trúc phân chia công việc (WBS) số vào kế hoạch dự án của bạn. Trong ví dụ này, số ID liên quan trực tiếp đến số WBS, đây là cách hữu ích để duy trì tính nhất quán.
Mẫu bảng tính
Sẽ rất hữu ích nếu bạn thử xem các hướng dẫn trực tuyến để bạn có thể làm quen với các chức năng và giao diện người dùng khác nhau của từng công cụ. Chúng tôi đã bao gồm các liên kết đến một số mẫu kế hoạch dự án bên dưới:
Smartsheet: Mẫu kế hoạch dự án cho Microsoft Word
Smartsheet: Mẫu kế hoạch dự án cho Google Trang tính
Mẫu dòng thời gian kế hoạch dự án của Google
Mẫu biểu đồ Gantt của Microsoft
Công cụ quản lý công việc
Có nhiều tùy chọn công cụ quản lý công việc có sẵn để bạn sử dụng khi lập kế hoạch cho dự án của mình. Chúng tôi đã đề cập đến một số vấn đề này trong các video trước, nhưng để ôn lại, điều quan trọng cần lưu ý là mọi công ty, người quản lý dự án và khách hàng đều có tùy chọn công cụ quản lý công việc. Bạn có thể bắt gặp các công cụ như Bảng thông minh, Asana, Đúng, Trello, và nhiều cái khác. Những công cụ này cho phép cộng tác và giao tiếp ở cấp độ nhiệm vụ.
Bài học chính
Công cụ bạn sử dụng để tạo kế hoạch dự án sẽ giúp bạn thu thập và theo dõi chi tiết dự án, quản lý lịch trình và trực quan hóa dự án của bạn đang tiến triển như thế nào. Một kế hoạch dự án rõ ràng, kỹ lưỡng và có tổ chức có thể giúp tạo ra công thức quản lý dự án thành công.
Để lại một bình luận