Lời khuyên để tổ chức cuộc họp kick-off thành công

Bạn đã biết dự án là gì cuộc họp kick-off là gì và nó bao gồm những gì. Xin nhắc lại, cuộc họp khởi động kick-off là cuộc họp đầu tiên giữa nhóm dự án, các bên liên quan và nhà tài trợ dự án khi bắt đầu một dự án mới hoặc giai đoạn dự án mới. Mục đích của kick-off là để mọi người có tầm nhìn chung, đảm bảo họ hiểu mục tiêu và phạm vi của dự án, đồng thời đảm bảo rằng tất cả họ đều thống nhất về vai trò và trách nhiệm của mình đối với dự án. Cuộc họp khởi động rất quan trọng đối với sự thành công chung của dự án. Nó giúp nhóm cùng nhau thống nhất các mục tiêu và tầm nhìn cho dự án và giúp dự án thành công.

Bài đọc này sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo để tổ chức một cuộc họp kick-off hiệu quả. 

Những phương pháp hay nhất về cuộc họp kick-off

• Đặt thời gian thích hợp. Chọn thời gian họp phù hợp với mọi người. Hãy chú ý đến sự khác biệt múi giờ. 
• Đặt độ dài phù hợp. Chọn thời lượng cuộc họp thích hợp—không quá một giờ. Bạn không muốn lãng phí thời gian của mọi người nhưng bạn cũng không muốn không có đủ thời gian. Cuộc họp kick-off hoạt động tốt nhất khi bạn lần đầu tiên chia sẻ thông tin quan trọng và sau đó dành thêm thời gian cho các câu hỏi và xây dựng nhóm.
• Mời đúng người. Hãy có chiến lược về việc tuyển dụng những người phù hợp. Mục tiêu là mời những người tham dự có vai trò trong việc phát triển và thực hiện dự án, chẳng hạn như tất cả các thành viên trong nhóm, các bên liên quan và nhà tài trợ dự án. Bạn không muốn bỏ ai ra ngoài, nhưng bạn cũng không muốn mời những người không nên có mặt ở đó.
• Chỉ định một người ghi chú. Cuộc thảo luận diễn ra trong cuộc họp là quan trọng. Điều quan trọng là bạn phải ghi lại mọi phản hồi, thay đổi hoặc câu hỏi mà người tham dự đặt ra. Nếu bạn đang chủ trì cuộc họp, hãy chỉ định người khác ghi chép trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như Chorus Notetaker, Google Keep, Google Docs hoặc Microsoft OneNote.  
• Đặt chương trình nghị sự. Để tóm tắt lại những gì chúng ta đã thảo luận trong video, chương trình họp bắt đầu thường bao gồm: phần giới thiệu, bối cảnh và mục đích của dự án, mục tiêu và phạm vi dự án, vai trò và trách nhiệm, quy trình cộng tác và các công cụ dự án, điều gì sẽ xảy ra tiếp theo (kỳ vọng và hành động). mục), và thời gian cho các câu hỏi và thảo luận.
• Chia sẻ agenda. Trước cuộc họp, hãy chia sẻ thông tin agenda của cuộc họp với những người tham dự qua email và xác định diễn giả cho từng chủ đề. Bằng cách gửi trước agenda, mọi người sẽ có ý tưởng về những gì sẽ xảy ra, thời gian chuẩn bị cho bất kỳ điều gì họ có thể cần trình bày hoặc thảo luận cũng như thời gian để đưa ra câu hỏi hoặc ý tưởng.
• Bám sát theo đúng agenda. Trong các cuộc họp, các cuộc thảo luận đôi khi có thể lạc đề hoặc mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Với tư cách là người quản lý dự án, nhiệm vụ của bạn là giữ cho cuộc họp đi đúng hướng bằng cách chuyển hướng các cuộc thảo luận sang các mục trong chương trình agenda. 
• Theo dõi sau cuộc họp. Sau cuộc họp, hãy đảm bảo gửi bản tóm tắt cuộc họp bao gồm các ghi chú cuộc họp và bất kỳ mục hành động nào.