Các tính năng cần thiết của Trang tính để quản lý dự án
Cộng tác với nhóm của bạn
Google Trang tính giúp bạn dễ dàng cộng tác và chia sẻ thông tin. Điều này hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa hoặc làm việc với các nhóm có lịch trình khác nhau.
Khi chia sẻ Trang tính của mình, bạn có thể chọn trong số các quyền sau:
- chỉnh sửa, cho phép người khác thực hiện các chỉnh sửa và thay đổi trực tiếp đối với tệp;
- bình luận, cho phép người khác thêm nhận xét và đưa ra đề xuất; hoặc
- Chỉ xem, cho phép người khác xem tệp nhưng không chỉnh sửa, nhận xét hoặc đề xuất. Đây là một lựa chọn tốt nếu bạn không muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tệp.
Sau khi bạn đã chia sẻ Trang tính của mình với nhóm của mình và cấp cho họ quyền chỉnh sửa hoặc nhận xét, tất cả các bạn đều có thể cộng tác trực tiếp trong Trang tính bằng cách để lại nhận xét. Bạn cũng có thể chỉ định một nhiệm vụ hoặc mục hành động thông qua nhận xét.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm: Chia sẻ và cộng tác trên các tập tin
Định dạng bảng tính của bạn
Tạo danh sách
Để tạo bất kỳ danh sách nào trong Trang tính, chỉ cần gắn nhãn cho từng danh sách—ví dụ: Tên, Ngày, Ghi chú hoặc các tiêu chí khác—trong hộp dòng tiêu đề. (Hàng tiêu đề là hàng trên cùng trong bảng tính.) Sau đó, thêm một mục danh sách khác vào mỗi ô bên dưới tiêu đề danh sách. Hầu hết các danh sách đều được sắp xếp theo chiều dọc, nhưng bạn có thể thích danh sách theo chiều ngang tùy thuộc vào loại mục.
Hiển thị và ẩn nội dung
Cố định hàng hoặc cột
Cố định hàng tiêu đề (hoặc cột cho danh sách ngang) và định dạng tiêu đề là một cách tuyệt vời để làm nổi bật tiêu đề danh sách. Việc cố định hàng tiêu đề sẽ giữ hàng ở đúng vị trí khi bạn cuộn xuống danh sách, do đó bạn luôn có thể xem tiêu đề danh sách là gì. Định dạng tiêu đề giống như bạn viết văn bản trong tài liệu bằng cách thay đổi phông chữ, kiểu, kích thước hoặc màu sắc.
Nhóm và ẩn nội dung liên quan
Việc nhóm các hàng và cột cho phép bạn mở rộng và thu gọn các danh mục dữ liệu hoặc thông tin lớn hơn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Điều này giúp bảng tính của bạn dễ đọc và quản lý hơn bằng cách ẩn dữ liệu đã nhóm khi không cần thiết hoặc nhanh chóng rã nhóm và hiển thị khi cần.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm:
- Cố định hoặc hợp nhất các hàng và cột; Nhóm, rã nhóm hoặc ẩn hàng hoặc cột
- Bảng tóm tắt Google Trang tính
Thêm hộp kiểm
Hộp kiểm cung cấp một cách nhanh chóng và trực quan để theo dõi tiến độ của một nhiệm vụ hoặc cho biết liệu các tiêu chí nhất định có được đáp ứng hay không.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm: Thêm hộp kiểm vào bảng tính
Sắp xếp dữ liệu
Tạo danh sách thả xuống
Nếu bạn đang làm việc với những người khác trên Trang tính được chia sẻ, bạn có thể nhận được các phản hồi hoặc mô tả dữ liệu không nhất quán. Ví dụ: một đồng đội có thể liệt kê nhiệm vụ của họ là “đã hoàn thành” trong khi một đồng đội khác ghi là “hoàn thành”. Thêm danh sách thả xuống (còn được gọi là xác nhận dữ liệu) đảm bảo dữ liệu được nhập vào bảng tính của bạn chính xác như những gì bạn chỉ định. Nó cũng giúp người khác thêm dữ liệu nhanh hơn nhiều vì họ đang chọn từ danh sách tùy chọn được xác định trước.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm: Hạn chế nhập dữ liệu bằng danh sách
Thêm mã màu
Đôi khi, việc thay đổi màu của ô và văn bản sẽ rất hữu ích để bạn có thể nhanh chóng xem dự án của mình đang tiến triển như thế nào. Bạn có thể thêm mã màu vào bảng tính của mình bằng cách áp dụng định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện sẽ định dạng các ô theo một cách nhất định nếu chúng chứa thông tin cụ thể. Ví dụ: trạng thái tiến trình theo dõi là “Chưa bắt đầu” màu đỏ, “Đang tiến hành” màu cam và “Hoàn thành” màu xanh lục.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm: Xem các thay đổi dữ liệu với định dạng có điều kiện
Sắp xếp và lọc dữ liệu
Tập hợp dữ liệu lớn có thể khó quản lý. Trang tính giúp bạn sắp xếp và lọc dữ liệu để giới hạn những gì hiển thị và tìm các loại dữ liệu cụ thể trong bảng tính của bạn.
Sắp xếp dữ liệu cho phép bạn sắp xếp dữ liệu theo thứ tự chính xác mà bạn muốn nó xuất hiện, chẳng hạn như bảng chữ cái, theo ngày hoặc mức độ tiến độ. Lọc giới hạn dữ liệu nào được hiển thị và chỉ hiển thị cho bạn dữ liệu bạn quan tâm, chẳng hạn như các nhiệm vụ chưa được bắt đầu hoặc các mục ngân sách trong một phạm vi giá trị nhất định.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm: Lọc dữ liệu trong bảng tính
Thêm liên kết
Việc liên kết tới tài liệu dự án khác hoặc thậm chí các trang web bên ngoài trong bảng tính của bạn có thể hữu ích. Điều này giúp nhóm của bạn có quyền truy cập tập trung, dễ dàng vào tất cả dữ liệu liên quan mà họ có thể cần. Ví dụ: bạn có thể thêm liên kết vào tài liệu điều lệ dự án từ bảng tính kế hoạch dự án của mình.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm:
Trực quan hóa dữ liệu
Tạo một bảng tổng hợp
MỘT bảng tổng hợp là một công cụ phân tích dữ liệu cơ bản. Bảng tổng hợp tóm tắt dữ liệu của bạn và có thể giúp hiển thị mối quan hệ giữa các điểm dữ liệu, giúp bạn hiểu tất cả thông tin có trong bảng tính của mình dễ dàng hơn. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về cách tạo và sử dụng bảng tổng hợp sau trong khóa học này. Hoặc xem bài viết trong Trung tâm trợ giúp bên dưới.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm: Tạo và chỉnh sửa bảng tổng hợp
Tạo biểu đồ hoặc đồ thị
Trình bày dữ liệu dưới dạng biểu đồ và đồ thị là một cách tuyệt vời để tóm tắt nhanh chóng và hiệu quả thông tin quan trọng về dự án của bạn cho các bên liên quan và làm cho các báo cáo và bản trình bày trở nên hấp dẫn hơn. Trang tính cho phép bạn tự động tạo các loại biểu đồ và đồ thị khác nhau bằng cách sử dụng dữ liệu trong bảng tính của mình.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm: Chèn và chỉnh sửa biểu đồ
Thực hiện tính toán
Sử dụng chức năng
Chức năng có thể được sử dụng để thao tác dữ liệu và thực hiện các phép tính. Google Trang tính có rất nhiều hàm đã được tích hợp sẵn, nghĩa là chúng sẽ tự động thực hiện các phép tính mà bạn chỉ định. Sử dụng các hàm để tính toán nhanh các khoản tiền hoặc giá trị trung bình, tự động xác định ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc, tạo báo cáo tài chính, v.v.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm:
Mẫu bảng tính hữu ích
Sử dụng mẫu bảng tính để quản lý dự án
Việc tạo đi tạo lại các loại bảng tính giống nhau có thể tốn nhiều thời gian. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các mẫu như những mẫu có sẵn từ Thư viện mẫu Google Trang tính. Chọn từ nhiều bảng tính được tạo sẵn cho ngân sách, lịch trình và trình theo dõi hoặc tạo bảng tính của riêng bạn!
Một số mẫu phổ biến hơn được mô tả và liên kết bên dưới. Để sử dụng mẫu cho các mục khóa học này, hãy nhấp vào liên kết bên dưới và chọn “Sử dụng mẫu”:
- Dòng thời gian dự án: Mẫu dòng thời gian dự án rất hữu ích nếu bạn muốn theo dõi toàn bộ dự án từ khi hình thành đến khi kết thúc. Ví dụ này bao gồm dòng thời gian trực quan trình bày vòng đời của dự án và các hoạt động chính cần diễn ra trong mỗi giai đoạn. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về cách tạo và theo dõi dòng thời gian dự án ở phần sau của khóa học và có được trải nghiệm làm việc với các mẫu dòng thời gian dự án của riêng bạn.
- Theo dõi dự án: Mẫu theo dõi dự án rất hữu ích để theo dõi ngân sách, sản phẩm bàn giao và dữ liệu khác của dự án. Ví dụ này bao gồm các cột để theo dõi chi phí và thời gian cũng như một cột có danh sách thả xuống để theo dõi mức độ ưu tiên của nhiệm vụ. Các tính năng khác bao gồm công thức tính toán giờ, chi phí và tỷ lệ phần trăm sản phẩm được hoàn thành, cho phép bạn theo dõi chi tiêu và tiến độ của một dự án.
- Biểu đồ Gantt: Biểu đồ Gantt kết hợp nhiều khía cạnh của các loại bảng tính quản lý dự án khác thành một. Nó tổ chức các nhiệm vụ theo ngày và rất hữu ích trong việc hiển thị mối quan hệ giữa nhiều bộ phận chuyển động của một dự án. Nó cũng hữu ích khi quản lý một dự án có nhiều cộng tác viên. Biểu đồ Gantt thường bao gồm định dạng có điều kiện làm cho các ô thay đổi màu sắc dựa trên khoảng cách của dự án để bạn có thể xác định ngay mức độ tiến bộ của mình đối với một nhiệm vụ cụ thể.
- Dòng thời gian tiếp thị sự kiện: Mẫu dòng thời gian rất hữu ích để tạo lịch trình, theo dõi các sự kiện và trực quan hóa các nhiệm vụ cũng như các mốc quan trọng liên quan đến một dự án. Bạn có thể sử dụng mẫu này để quản lý một dự án liên quan đến nhiều nhiệm vụ tiếp thị hoặc tiếp xúc với công chúng. Bạn có thể theo dõi các bài đăng trên mạng xã hội, nghiên cứu thị trường và điều phối nội dung trên nhiều nền tảng.
Hãy xem các tài nguyên này từ Trung tâm trợ giúp của Google để tìm hiểu thêm: Tạo mẫu tài liệu
Để lại một bình luận