Các công cụ và quy trình quản lý dự án luôn phát triển. Trong bài đọc này, chúng ta sẽ thảo luận về tầm quan trọng của việc chọn công cụ phù hợp cho dự án và ý nghĩa của việc giới thiệu các công cụ mới cho nhóm của bạn.
Với tư cách là người quản lý dự án, điều quan trọng là phải sẵn sàng triển khai các công cụ mới có thể mang lại lợi ích cho kết quả của dự án. Bạn sẽ trải nghiệm sự thay đổi dưới nhiều hình thức trong suốt vòng đời dự án của mình và việc điều hướng sự thay đổi là điều cần thiết. Nhưng nếu bạn chọn triển khai một công cụ mà nhóm của bạn không quen thuộc—đặc biệt nếu bạn quyết định triển khai nó giữa chừng trong một dự án—nhóm của bạn có thể do dự. Mọi người đón nhận sự thay đổi theo cách khác nhau, đặc biệt nếu sự thay đổi đó sẽ tác động trực tiếp đến thói quen và cách họ làm việc. Nói một cách đơn giản: Thay đổi có thể gặp phải sự kháng cự.
Trước khi giới thiệu một công cụ mới cho nhóm của mình, bạn nên chắc chắn rằng thay đổi này thực sự sẽ mang lại lợi ích cho dự án và đảm bảo rằng những người tham gia vào dự án của bạn hiểu được lợi ích của thay đổi này. Chứng minh với đồng đội và các bên liên quan rằng bạn hiểu công cụ này và đã đánh giá năng lực của nó sẽ giúp tạo dựng niềm tin, đặc biệt nếu công cụ mới này đang thay thế một công cụ hiện có. Dành thời gian để giới thiệu công cụ mới cho các thành viên trong nhóm của bạn cũng sẽ chứng tỏ rằng bạn luôn quan tâm đến lợi ích tốt nhất của nhóm—không chỉ là sự thành công của dự án.
Dưới đây là một số cân nhắc quan trọng và chìa khóa để giới thiệu thành công các công cụ mới:
- Thảo luận về công cụ này sớm và thường xuyên, nếu có thể. Nhóm không nên cảm thấy mù quáng trước một sự thay đổi mới. Hãy chắc chắn rằng họ biết sự thay đổi sẽ đến càng sớm càng tốt. Điều này sẽ giúp họ chuẩn bị cho việc giới thiệu hoặc chuyển sang công cụ mới.
- Yêu cầu phản hồi từ các bên liên quan chính. Bạn có thể nhận được phản hồi tuyệt vời về các tính năng mà bạn có thể đã bỏ qua bằng cách hỏi ý kiến chuyên môn của họ. Bạn có thể thu hút phản hồi này bằng cách yêu cầu họ cung cấp thông tin về chức năng hoặc yêu cầu họ liệt kê các tính năng theo thứ tự ưu tiên. Điều quan trọng là tạo cơ hội cho các bên liên quan cung cấp phản hồi của họ và cho phép bạn kết hợp phản hồi của họ vào các bước tiếp theo.
- Thu hút các bên liên quan chính tham gia trình diễn khi bạn tiến gần hơn đến việc đưa ra quyết định cuối cùng về công cụ theo dõi dự án. Bạn sẽ có thể tận dụng sự chấp nhận của các bên liên quan chính bằng cách cho phép họ thử nghiệm sản phẩm hoặc đăng ký dùng thử. Điều quan trọng nữa là phải đảm bảo rằng công cụ này thực sự đáp ứng được mục tiêu và mang lại sự thay đổi có ý nghĩa cho dự án. Bạn có thể muốn thu hút những người dùng chính trong nhóm của mình để thử nghiệm và làm quen với công cụ này trước khi triển khai. Điều này sẽ cho phép nhóm tiếp thu kế hoạch của bạn hoặc thảo luận trước về mối quan tâm của họ. Điều này cũng sẽ nêu bật các chuyên gia nội bộ để đào tạo, hỗ trợ và triển khai trong tương lai.
- Đảm bảo công cụ có đầy đủ chức năng trước nhóm được giới thiệu về nó. Bất cứ khi nào có thể, hãy ngừng giới thiệu công cụ nếu nó vẫn có bất kỳ vấn đề nào. Đảm bảo tất cả người dùng đều có thể truy cập công cụ này. Hãy nhớ rằng, các thành viên trong nhóm của bạn có thể phản đối một công cụ không hoạt động đúng như mong đợi. Điều này sẽ tác động khá đáng kể đến việc triển khai và chấp nhận, vì vậy hãy đưa ra công cụ tốt nhất của bạn!
- Thiết lập đào tạo cho công cụ khi cần thiết trước bạn yêu cầu nhóm thực sự sử dụng nó. Mọi người đều có mức độ thoải mái khác nhau với các công cụ khác nhau. Công việc của bạn với tư cách là người quản lý dự án là đảm bảo rằng nhu cầu của từng thành viên trong nhóm được giải quyết. Việc thiết lập chương trình đào tạo cũng giúp tạo ấn tượng tích cực ban đầu, điều này sẽ dẫn đến năng suất cao hơn cũng như việc thực hiện và chấp nhận nhanh hơn, thành công hơn.
Hãy nhớ rằng, một số phản hồi là bình thường, nhưng những người quản lý dự án thành công nên thực hiện các bước để chuẩn bị và giảm thiểu bất kỳ xích mích nào cho nhóm của họ khi có thể.
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu thời gian cho phép, hãy lập kế hoạch cho một khoảng thời gian chuyển đổi nếu bạn định thay thế một công cụ hiện có. Người ta thường cho phép cả hai công cụ hoạt động trong giai đoạn này. Cuối cùng, bạn sẽ cần phải “hoàng hôn” hoặc ngừng sử dụng công cụ hiện có, nhưng việc cho phép một khoảng thời gian chuyển đổi giữa việc sử dụng công cụ cũ và công cụ mới có thể giúp các bên liên quan và thành viên nhóm cảm thấy thoải mái hơn và cho họ thời gian để làm quen với công cụ mới. Hãy chuẩn bị cho khả năng năng suất bị ảnh hưởng khi nhóm chuyển đổi từ công cụ này sang công cụ khác.
Để lại một bình luận