Key takeaways
- Việc đối phó với thất bại của dự án có thể khó khăn, ảnh hưởng đến mọi thứ, từ tinh thần đồng đội và niềm tin của khách hàng đến khả năng kinh doanh của công ty.
- Người quản lý dự án phải hỗ trợ nhóm khắc phục những thất bại của dự án và từ đó trở thành người lãnh đạo dự án mạnh mẽ hơn và thông minh hơn.
- Nghiên cứu các ví dụ thất bại của dự án từ nhiều ngành khác nhau có thể mang lại nhiều bài học cho các nhà lãnh đạo dự án.
Trong bài viết này, chúng tôi đã biên soạn danh sách bảy ví dụ thất bại thường gặp của dự án và lý do đằng sau chúng. Chúng tôi đã xác định một số bài học rút ra từ những dự án thất bại này có thể áp dụng để giúp cải thiện việc quản lý dự án, giảm thiểu rủi ro và tránh những sai lầm tốn kém.
Dự án thất bại là gì?
Một dự án được coi là không thành công khi nó không cung cấp được những gì được yêu cầu trong phạm vi ngân sách hoặc tiến độ đã thỏa thuận hoặc cả hai. Ngay cả một dự án ban đầu có vẻ thành công cũng có thể bị coi là thất bại nếu nó không đáp ứng được mục tiêu ROI dự kiến.
Mặc dù có nhiều lý do khiến dự án thất bại nhưng điều quan trọng cần nhớ là không phải mọi khía cạnh của dự án đều cần phải thay đổi. Trên thực tế, một dự án thất bại có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị về những khía cạnh nào đã hoạt động theo đúng kế hoạch. Xác định các lĩnh vực thành công giúp nhóm hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa các lĩnh vực đó và các phần không hiệu quả của dự án. Kiến thức này rất quan trọng trong việc thực hiện những điều chỉnh cần thiết cho các dự án trong tương lai.
Ví dụ về thất bại của dự án với thông tin chi tiết
1. Kỳ vọng không rõ ràng
Nỗ lực cải tiến trang web của công ty đã thất bại do kỳ vọng không rõ ràng. Sự phấn khích ban đầu và ý kiến đóng góp của các bên liên quan đã dẫn đến các mục tiêu dự án mơ hồ, gây ra những sai lầm. Phạm vi dự án không được xác định dẫn đến các ưu tiên xung đột và phân bổ sai nguồn lực. Sự cố truyền thông khiến các bên liên quan chủ chốt không nắm được thông tin, dẫn đến những kỳ vọng không đúng đắn.
Bài học quan trọng là sự cần thiết phải có phạm vi và kỳ vọng rõ ràng của dự án. Các dự án trong tương lai sẽ ưu tiên điều lệ dự án toàn diện, xác định mục tiêu, phạm vi, các bên liên quan và tiêu chí thành công. Các mẫu quản lý chương trình và PMO cho những hướng dẫn này có sẵn tại Viện Quản lý Dự án.
Dự án thất bại nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý kỳ vọng. Nhóm sẽ tiếp cận những nỗ lực trong tương lai với sự chú ý cao độ đến giai đoạn bắt đầu dự án, đảm bảo sự rõ ràng và liên kết. Kinh nghiệm này đã trang bị cho nhóm kiến thức và quyết tâm thành công trong các dự án kinh doanh với những kỳ vọng rõ ràng và khuôn khổ giao tiếp mạnh mẽ.
2. Phạm vi của dự án bị tăng – Scope creep
Một ứng dụng dịch vụ tài chính được lên kế hoạch, ban đầu được hình thành với độ chính xác, cuối cùng đã không thể chống chọi được với những thách thức về phạm vi mở rộng scope screep. Những gì bắt đầu như một kế hoạch được xác định rõ ràng đã chuyển sang một tình huống hỗn loạn, với thời hạn bị trễ, bội chi ngân sách và sản phẩm cuối cùng đi chệch xa khỏi tầm nhìn ban đầu.
Sự sụp đổ của dự án bắt nguồn từ việc mở rộng phạm vi không được kiểm soát. Những bổ sung không lường trước được thúc đẩy bởi các yêu cầu ngày càng tăng của các bên liên quan đã ngốn hết tài nguyên, ảnh hưởng đến kế hoạch phát triển tính năng và các mốc thời gian bị kéo dài. Sự phấn khích ban đầu nhường chỗ cho sự thất vọng khi ranh giới dự án mờ đi, khiến cả nhóm phải vật lộn với một mục tiêu đang di chuyển.
Bài học quan trọng là nhu cầu cấp thiết phải quản lý phạm vi một cách hiệu quả. Việc thiếu quy trình kiểm soát thay đổi thận trọng đã cho phép các yêu cầu mới phá vỡ các mốc thời gian và nguồn lực. Nếu không có đường cơ sở phạm vi rõ ràng, nhóm không thể đánh giá hoặc giải quyết những thay đổi dần dần, dẫn đến bối cảnh dự án hỗn loạn.
Để ngăn chặn những thất bại trong tương lai, cần có một quy trình kiểm soát thay đổi nghiêm ngặt để xem xét kỹ lưỡng các sửa đổi được đề xuất. Phạm vi cơ sở rõ ràng sẽ đóng vai trò là tài liệu tham khảo, cung cấp nền tảng để đánh giá tác động của những thay đổi. Việc áp dụng phương pháp phát triển linh hoạt với các bộ tính năng được xác định do Scrum Master quản lý sẽ đảm bảo khả năng kiểm soát tốt hơn. Sự tham gia của các bên liên quan sẽ ưu tiên hợp tác sớm và liên lạc toàn diện để giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc tăng phạm vi.
Mặc dù dự án thất bại gây ra sự thất vọng nhưng nó đã mang lại những hiểu biết sâu sắc có giá trị về những nguy cơ leo thang phạm vi. Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý phạm vi có kỷ luật và cảnh giác trong việc phát triển động lực của dự án. Được trang bị kiến thức này, nhóm hiện đã sẵn sàng cho các dự án trong tương lai với sự cống hiến mới cho việc kiểm soát phạm vi, đảm bảo tuân thủ tầm nhìn ban đầu và thành công trong các thông số đã xác định.
3. Thiếu kế hoạch
Sự đông đảo của những người đóng góp trong quá trình cải tiến sản phẩm đơn giản làm nổi bật sự nguy hiểm của việc lập kế hoạch không đầy đủ. Những gì bắt đầu bằng sự lạc quan cuối cùng đã biến thành câu chuyện về những thời hạn bị trễ, quy trình làm việc lộn xộn và một dự án không thể hoàn thành.
Thủ phạm chính dẫn đến sự thất bại của dự án là sự thiếu quy hoạch rõ ràng. Việc khởi động dự án mà không có lộ trình toàn diện khiến nhóm phải điều hướng không chắc chắn. Các mục tiêu không rõ ràng, các cột mốc không xác định và việc thiếu kế hoạch dự án được xây dựng tốt đã dẫn đến thông tin sai lệch, quản lý tài nguyên yếu kém và cảm giác chung là mất phương hướng.
Bài học quan trọng rút ra từ thử thách này là tầm quan trọng không thể phủ nhận của việc lập kế hoạch tỉ mỉ cho sự thành công của dự án. Việc thiếu kế hoạch dự án chi tiết đã buộc nhóm rơi vào trạng thái phản ứng, giải quyết các vấn đề khi chúng xuất hiện thay vì chủ động lường trước và giảm thiểu rủi ro. Sự thiếu tầm nhìn xa này đã dẫn đến hiệu ứng xếp tầng, với mỗi thất bại lại làm tăng thêm những thách thức của dự án.
Để đảm bảo thành công trong tương lai, giai đoạn lập kế hoạch kỹ lưỡng sẽ được tích hợp vào bản chất của tất cả các dự án. Điều này bao gồm việc thiết lập các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được, lập kế hoạch dự án chi tiết với các mốc quan trọng được xác định rõ ràng và thực hiện chiến lược quản lý rủi ro mạnh mẽ. Việc triển khai một công cụ phần mềm quản lý dự án như monday.com để tạo và thực hiện kế hoạch sẽ là một phần của quy trình. Ưu tiên sự tham gia và giao tiếp của các bên liên quan sẽ điều chỉnh các kỳ vọng và một kế hoạch dự phòng sẽ được đưa ra để giải quyết những thách thức không lường trước được.
Mặc dù dự án này có thể được ghi nhớ vì những sai lầm nhưng nó đóng vai trò như chất xúc tác cho sự thay đổi tích cực. Được trang bị những bài học từ quá khứ, cách tiếp cận các dự án trong tương lai sẽ được đặc trưng bởi cam kết lập kế hoạch và theo dõi kỹ lưỡng, quản lý rủi ro chủ động và truyền thông minh bạch.
4. Nguồn lực hạn chế
Sự thất bại trong việc cập nhật danh mục khóa học e-learning nêu bật những thách thức ghê gớm do nguồn lực hạn chế đặt ra. Được khởi xướng với sự nhiệt tình, dự án cuối cùng đã thất bại trước thực tế khắc nghiệt là không đủ kinh phí, nhân sự và vật liệu, dẫn đến một loạt những thất bại không thể vượt qua.
Nguyên nhân chính đằng sau sự thất bại của dự án là sự thiếu hụt rõ ràng về nguồn lực được phân bổ cho nỗ lực làm việc. Những hạn chế về ngân sách ban đầu và ước tính quá lạc quan về nhu cầu nguồn lực đã khiến dự án không khởi đầu theo chiều hướng tốt. Khi nhu cầu của dự án trở nên rõ ràng hơn, nguồn lực được phân bổ tỏ ra chỉ là ảo ảnh, biến mất khi đối mặt với quy mô thực sự của dự án. Các nhà quản lý dự án nhận thấy mình phải đảm nhận các vai trò bổ sung như biên tập viên sao chép và các giám đốc phải tham gia với tư cách là người kiểm tra QA, điều này càng tạo thêm gánh nặng cho lịch trình vốn đã bận rộn của họ.
Bài học quan trọng rút ra từ kinh nghiệm này là nhu cầu cấp thiết phải lập kế hoạch nguồn lực thực tế. Thất bại này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tiến hành đánh giá nguồn lực kỹ lưỡng trong giai đoạn bắt đầu dự án. Việc ước tính chính xác hơn các nhu cầu của dự án, bao gồm tài chính, nhân sự và nguồn lực vật chất, lẽ ra phải là bước nền tảng để ngăn chặn dự án rơi vào tình trạng thiếu hụt nguồn lực.
Trong tương lai, một quy trình lập kế hoạch nguồn lực tỉ mỉ sẽ được thiết lập, bao gồm đánh giá toàn diện các yêu cầu của dự án, dự phòng cho những thách thức không lường trước được và ngân sách thực tế phù hợp với phạm vi của dự án. Các nhà quản lý dự án sẽ được trao quyền với các công cụ như Atlassian Harvest để ủng hộ việc có đủ nguồn lực và đưa ra cho các bên liên quan những đánh giá minh bạch về bối cảnh tài nguyên.
Mặc dù dự án này để lại những lời hứa chưa được thực hiện nhưng nó cũng mang lại sự giác ngộ. Với nhận thức về những cạm bẫy của nguồn lực hạn chế, cách tiếp cận các dự án trong tương lai sẽ được đặc trưng bởi sự siêng năng trong việc lập kế hoạch nguồn lực, cam kết minh bạch và lập trường chủ động trong việc đảm bảo sự hỗ trợ cần thiết cho sự thành công của dự án.
5. Giao tiếp kém
Một dự án hoạt hình y tế hấp dẫn đã sụp đổ do giao tiếp kém. Sự sụp đổ của dự án là kết quả của sự cố liên lạc kéo dài, dẫn đến trễ thời hạn, các thành viên trong nhóm thất vọng và sản phẩm bàn giao không đạt được kỳ vọng đáng kể.
Nguyên nhân chính dẫn tới sự thất bại của dự án là do thiếu sự giao tiếp hiệu quả trên diện rộng. Khách hàng, nhà cung cấp, thành viên nhóm và ban quản lý hoạt động độc lập, mỗi người có cách giải thích riêng về mục tiêu, tiến trình và kỳ vọng của dự án. Những hiểu lầm ngày càng gia tăng, những thông tin quan trọng bị mất khi dịch ra và các quyết định được đưa ra không có bối cảnh cần thiết.
Bài học bao quát rút ra từ tình tiết đáng tiếc này là tầm quan trọng không thể phủ nhận của việc giao tiếp rõ ràng và nhất quán trong sự thành công của dự án. Việc thiếu một kế hoạch và công cụ giao tiếp hiệu quả khiến các thành viên trong nhóm không hiểu rõ, bối rối và thiếu gắn kết. Việc không thiết lập được các kênh phản hồi minh bạch và chia sẻ kịp thời các cập nhật quan trọng càng khiến dự án đi xuống càng trầm trọng hơn.
Để khắc phục hệ thống bị hỏng, cam kết đổi mới về khả năng giao tiếp xuất sắc sẽ được đặt lên hàng đầu trong chiến lược quản lý dự án. Một kế hoạch truyền thông toàn diện sẽ được xây dựng tỉ mỉ, nêu chi tiết về ai, cái gì, khi nào và cách phổ biến thông tin. Các cuộc họp nhóm thường xuyên, cập nhật trạng thái và các phiên phản hồi sẽ được thể chế hóa để thúc đẩy một môi trường trong đó giao tiếp là một quá trình linh hoạt và năng động. Một công cụ cộng tác như ClickUp sẽ được sử dụng để thúc đẩy giao tiếp và chia sẻ thông tin theo thời gian thực.
Những bài học rút ra từ thất bại của nỗ lực này sẽ ăn sâu vào văn hóa quản lý dự án. Các thành viên trong nhóm sẽ được khuyến khích nêu lên mối quan ngại, tìm kiếm sự làm rõ và chia sẻ những hiểu biết sâu sắc mà không sợ bị trả thù. Việc nhấn mạnh vào việc lắng nghe tích cực và giao tiếp chủ động sẽ được coi là giá trị cốt lõi, đảm bảo rằng tiếng vang của thông tin sai lệch được thay thế bằng nhịp điệu hài hòa của một nhóm dự án được thông tin đầy đủ và phù hợp.
Dự án này là một lời nhắc nhở sâu sắc rằng giao tiếp hiệu quả là huyết mạch của các dự án thành công.
6. Đội nhóm xa cách nhau
Một sáng kiến đầy hứa hẹn về thiết kế và in ấn bao bì sản phẩm đã kết thúc trong thất bại, chủ yếu là do các nhóm thiếu tập trung. Sự sụp đổ của công việc quan trọng này là do các phòng ban biệt lập hoạt động độc lập, không biết được tiến độ, mục tiêu và thách thức của nhau. Tầm nhìn từng được tích hợp đã rạn nứt thành những nỗ lực rời rạc, dẫn đến một dự án sụp đổ dưới sức nặng.
Lý do chính dẫn đến sự sụp đổ của dự án là do thiếu sự cộng tác và liên lạc giữa các nhóm ở xa. Mỗi bộ phận hoạt động như một thực thể độc lập, bảo vệ những hiểu biết và sự phát triển của nó. Kết quả là, thông tin quan trọng bị giữ lại, sự phụ thuộc bị bỏ qua và dự án gặp khó khăn trong việc tìm kiếm sự mạch lạc, dẫn đến tắc nghẽn và trễ thời hạn.
Bài học rút ra từ dự án này rất rõ ràng: tầm quan trọng của việc phá bỏ các rào cản để cộng tác hiệu quả giữa các chức năng. Các nhóm im lặng cản trở luồng thông tin, cản trở việc giải quyết vấn đề và làm xói mòn ý thức về quyền sở hữu chung vốn rất quan trọng cho sự thành công của dự án. Việc không thúc đẩy được môi trường hợp tác đã dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội đóng góp và đồng bộ hóa.
Để thực hiện các dự án trong tương lai, một nỗ lực có chủ ý nhằm tháo dỡ các hầm chứa và tăng cường hợp tác đa chức năng đã được lên kế hoạch. Văn hóa cởi mở và chia sẻ trách nhiệm sẽ được nuôi dưỡng, nhấn mạnh tính liên kết trong đóng góp của mỗi nhóm. Các cuộc họp thường xuyên giữa các nhóm, bảng thông tin dự án được chia sẻ bằng các công cụ như Smartsheet và các kênh liên lạc mở sẽ thay thế những rào cản đã làm hỏng dự án này.
Các bài tập xây dựng nhóm và các buổi đào tạo hợp tác sẽ được triển khai để thấm nhuần tinh thần làm chủ tập thể và phá bỏ các rào cản tâm lý góp phần vào lối suy nghĩ cứng nhắc. Người quản lý dự án sẽ đóng vai trò then chốt trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp giữa các nhóm và đảm bảo rằng thông tin được lưu chuyển tự do, tạo ra một môi trường nơi sự hợp tác được ăn sâu chứ không chỉ được khuyến khích.
Mặc dù dự án này có thể đã sụp đổ dưới sức nặng của các nhóm riêng lẻ, nhưng nó đóng vai trò như một chất xúc tác cho sự thay đổi. Được trang bị bài học về hội nhập và hợp tác, các dự án trong tương lai sẽ được dẫn dắt bởi cam kết về tính minh bạch, giao tiếp cởi mở và hợp tác.
7. Thiếu khả năng lãnh đạo
Nỗ lực phát triển hệ thống quản lý học tập nội bộ của đại lý từ đầu để tổ chức các mô-đun đào tạo khách hàng nhấn mạnh tác động bất lợi của việc thiếu lãnh đạo. Ban đầu được thực hiện với khát vọng cao độ, dự án rơi vào tình trạng hỗn loạn, được đánh dấu bằng sự thiếu quyết đoán, phương hướng không rõ ràng và một nhóm lạc lối không có ánh sáng dẫn đường.
Nguyên nhân chính đằng sau sự thất bại là do thiếu người lãnh đạo. Sự vắng mặt của một người lãnh đạo quyết đoán, có tầm nhìn xa khiến đội không có ngôi sao bắc đẩu, dẫn đến một con tàu không có bánh lái phải di chuyển trong vùng nước hỗn loạn. Các quyết định quan trọng bị trì hoãn hoặc không được thực hiện, và dự án trở nên lang thang không mục đích, cuối cùng rơi vào tình trạng không hoàn thiện vô tổ chức.
Bài học quan trọng rút ra từ thất bại này là vai trò then chốt của lãnh đạo trong sự thành công của dự án. Việc thiếu một người lãnh đạo giỏi đã gây khó khăn cho việc thiết lập tầm nhìn rõ ràng, truyền đạt các ưu tiên và tập hợp nhóm hướng tới các mục tiêu chung. Sự mơ hồ khiến các thành viên trong nhóm không chắc chắn về vai trò và mục tiêu của họ.
Để thúc đẩy các dự án trong tương lai, chiến lược quản lý dự án sẽ đặt trọng tâm đổi mới vào vai trò lãnh đạo. Việc lựa chọn và trao quyền cho một nhà lãnh đạo có năng lực và có tầm nhìn sẽ là một khía cạnh không thể thương lượng khi bắt đầu dự án. Người lãnh đạo này sẽ được giao nhiệm vụ không chỉ là đưa ra định hướng mà còn nuôi dưỡng văn hóa trách nhiệm, động lực và giao tiếp cởi mở. Họ cũng sẽ sở hữu các yêu cầu sẽ được ghi lại một cách tỉ mỉ.
Dự án này có thể đóng vai trò như một lời nhắc nhở rõ ràng về khoảng trống còn sót lại khi không có sự lãnh đạo, nhưng nó cũng đóng vai trò là một ví dụ cho sự chuyển đổi. Các dự án trong tương lai sẽ được đặc trưng bởi những nhà lãnh đạo mạnh mẽ, có tư duy cầu tiến, những người truyền cảm hứng cho sự tự tin, đưa ra tầm nhìn hấp dẫn và hướng dẫn nhóm vượt qua thử thách.
Cách tối đa hóa cơ hội từ các dự án thất bại
Để có được những hiểu biết sâu sắc từ những thất bại đòi hỏi một tư duy tích cực và những hành động có chủ ý. Khám phá cách cả bạn và nhóm của bạn có thể tận dụng những thiếu sót của dự án như một cơ hội để phát triển và cải tiến.
Nắm bắt trách nhiệm giải trình
Khi đối mặt với thử thách, xu hướng tham gia vào trò chơi đổ lỗi có thể rất mạnh mẽ. Thay vì nhận trách nhiệm, người ta dễ đổ lỗi cho người khác. Tuy nhiên, thói quen này cản trở cơ hội học hỏi từ những sai lầm và xác định những lĩnh vực cần cải thiện.
Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của dự án và đánh giá trung thực những gì nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Thừa nhận cả điểm mạnh và điểm yếu trong những gì bạn và nhóm của bạn có thể làm khác đi. Nắm bắt trách nhiệm giải trình không chỉ nêu bật những lĩnh vực cần cải thiện mà còn nhấn mạnh khả năng phát triển trong tương lai của bạn.
Mở rộng sự tha thứ và thúc đẩy sự hợp tác
Thất bại của dự án có thể là kết quả của những thiếu sót và sơ suất cá nhân. Tuy nhiên, mục tiêu không chỉ là chỉ trích và sa thải các thành viên cụ thể trong nhóm mà không cần suy nghĩ. Thay vào đó, nên tập trung vào việc tạo điều kiện cho nhóm gắn kết với nhau và hỗ trợ lẫn nhau.
Nhận ra rằng mọi người đều mắc sai lầm và mọi người đều có tiềm năng phát triển. Thay vì biến điều này thành điểm tranh chấp, hãy coi đó là cơ hội để cộng tác và củng cố sự đoàn kết trong nhóm.
Duy trì quan điểm và tránh cá nhân hóa thất bại
Chấp nhận thất bại có thể là một thách thức, nhưng điều quan trọng là phải thừa nhận rằng ngay cả những nhóm dự án thành thạo nhất cũng gặp phải thất bại. Đừng để thất bại làm suy yếu khả năng cá nhân hoặc nhóm của bạn.
Hãy cân bằng giữa việc tự chịu trách nhiệm và không để thất bại trở thành yếu tố quyết định. Nuôi dưỡng tư duy phát triển để nhận ra tiềm năng cải tiến bất chấp những thiếu sót hiện tại. Điều quan trọng là học hỏi và phấn đấu để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai.
Bắt đầu các hành động để nâng cao
Thất bại mang lại nhiều bài học, nhưng giá trị của chúng chỉ có thể được tối đa hóa thông qua các bước cải tiến cụ thể. Sự nâng cao không phải là một sự kiện đơn lẻ; nó tạo thành một chu trình liên tục xem xét kỹ lưỡng mọi khía cạnh của quản lý dự án. Do đó, hãy nắm bắt mọi thất bại như một cơ hội để củng cố các quy trình của bạn.
Đánh giá lại các giả định và đưa ra các biện pháp kiểm tra và cân bằng bổ sung. Thông qua những nỗ lực không ngừng để nâng cao những khía cạnh này, khả năng xảy ra lỗi trong các dự án trong tương lai sẽ giảm đi.
Để lại một bình luận