Table of Contents
OKRs và Mục tiêu SMART: Sự khác biệt là gì?
Mục tiêu và kết quả chính (OKR) Và SMART goals (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn) là hai phương pháp xác định mục tiêu hoặc mục tiêu cho một tổ chức, dự án hoặc cá nhân.
Kể từ những năm 1980, mục tiêu SMART đã cung cấp một khuôn khổ có cấu trúc để xác định mục tiêu và nỗ lực đạt được mục tiêu. Nhưng trong những năm gần đây, nhiều công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp đa quốc gia đã áp dụng phương pháp mục tiêu và kết quả then chốt (OKR), tập trung vào các mục tiêu có bức tranh lớn hơn. Để có giải thích sâu hơn về những gì OKR có thể mang lại, hãy đọc “Hướng dẫn cần thiết về OKRs.”
Các mục tiêu của SMART có thể nói là ngang ngang với phần “kết quả chính” của OKRs, nhưng các phương pháp này khác nhau như thế nào – và chúng phối hợp với nhau như thế nào?
Daniel Montgomery, Giám đốc điều hành của Chiến lược linh hoạt. “Với mục tiêu SMART, bạn chỉ đang nói về cấu trúc của mục tiêu đó.”
Mục tiêu SMART và OKR giống nhau như thế nào
Cả mục tiêu SMART và OKR đều bắt nguồn từ lý thuyết quản lý theo mục tiêu (MBO) của Peter Drucker. Mặc dù có một số khác biệt, cả mục tiêu OKR và SMART đều đưa ra phương pháp tạo mục tiêu chính xác, thực tế và có giới hạn thời gian. Cả mục tiêu OKR và SMART đều có thể điều chỉnh mục tiêu của công ty và nhóm cho các doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và cá nhân. Giống như các mục tiêu SMART yêu cầu sự biện minh cụ thể cho nỗ lực, OKR yêu cầu bạn xác định “lý do” đằng sau (các) mục tiêu của bạn. Về bản chất, kết quả then chốt là mục tiêu SMART.
Những điểm khác biệt chính của OKRs
Trong OKRs, “mục tiêu” cung cấp các mục tiêu chung, đầy cảm hứng và có tý tham vọng, trong khi “kết quả chính” trình bày chi tiết các số liệu dựa trên thời gian để bạn đánh giá thành công. OKR thường ít cụ thể hơn và mang tính tham vọng hơn các mục tiêu SMART và do đó, chúng thường khuyến khích hành trình hướng tới thay đổi văn hóa hoặc phát triển đột phá.
Hãy nhớ rằng: “Kết quả chính” không chỉ là việc đạt được mục tiêu khép kín – do đó, OKR cũng có thể chỉ ra chính xác hơn sự thành công và tiến bộ của toàn tổ chức. Bằng cách đặt ra các mục tiêu tổng quát và linh hoạt hơn, bạn có thể thay đổi các kết quả chính khi cần thiết để tận dụng lợi thế của hoàn cảnh đang thay đổi. Hơn nữa, vì nhân viên đánh giá OKR của họ hàng quý nên OKR cung cấp một cách tuyệt vời để điều chỉnh mục tiêu trong suốt cả năm khi các nhà quản lý quan sát cách làm việc của các phòng ban. Bạn có thể tìm thấy các ví dụ về OKR bằng cách đọc “Ví dụ OKR miễn phí cho mọi bộ phận.”
Ngược lại, mục tiêu SMART có xu hướng đo lường một số liệu duy nhất, chẳng hạn như lợi nhuận hoặc chất lượng. Những mục tiêu này tập trung và theo dõi những nỗ lực riêng biệt của từng cá nhân, nhưng vẫn có thể đưa doanh nghiệp hoặc cá nhân tiến lên phía trước. Đôi khi, ban quản lý sẽ viết và xếp chồng các mục tiêu SMART trong toàn tổ chức để đảm bảo chất lượng và tính nhất quán của kết quả.
Các mục tiêu SMART cũng thường gắn liền với mức lương thưởng, trong khi mức lương thưởng được đánh giá riêng biệt với thành tích OKR để khuyến khích thử nghiệm hoặc một thất bại hữu ích (trong đó một nhóm có thể phát triển năng lực nhưng không hoàn toàn đạt được mục tiêu đầy khát vọng).
Vì các mục tiêu SMART phải đạt được nên một số người dùng tin rằng các mục tiêu có thể chuyển thành danh sách cơ bản kết quả việc cần làm, thay vì mang lại sự phát triển đột phá cho tổ chức. Tương tự như vậy, bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ hoặc phát triển cá nhân, các mục tiêu SMART có thể có nguy cơ bị mất kết nối với bức tranh chiến lược của doanh nghiệp – khi các mục tiêu gắn liền với đánh giá hiệu suất, tiền thưởng hoặc tiền thưởng, nhân viên có thể rơi vào cái bẫy “bao cát” hoặc tạo ra các nhiệm vụ dễ dàng đạt được. Tệ hơn nữa, mọi người có thể đặt ra những mục tiêu vô ích chỉ vì chúng có thể đạt được. Một số chuyên gia cũng tin rằng việc nhấn mạnh vào khả năng đạt được sẽ hạn chế khả năng “đầy khát vọng” của các mục tiêu SMART. Để xem các ví dụ và mẹo viết cho mục tiêu SMART, hãy đọc “Hướng dẫn cần thiết để viết mục tiêu SMART.”
Các tổ chức có xu hướng đặt mục tiêu SMART hàng năm (mặc dù một số thực hiện hàng quý) và OKR theo chu kỳ hàng quý hoặc hàng tháng, điều này khiến chúng linh hoạt hơn mục tiêu SMART. Do nhịp độ mở rộng, các mục tiêu SMART có thể kém linh hoạt hơn OKR trong việc phản ứng với thị trường hoặc các yếu tố bên ngoài khác. Các mục tiêu SMART có thể mất nhiều thời gian để thiết lập hơn OKR vì chúng thường được phân tầng chặt chẽ hơn trong toàn tổ chức. Kết quả là, mục tiêu của mỗi cá nhân phụ thuộc vào mục tiêu của cấp trên.
Montgomery mô tả sự khác biệt giữa mục tiêu SMART và OKR theo cách này: “Với SMART, không có mục tiêu. Trong cách tiếp cận OKR, mục tiêu là một tuyên bố mang tính khát vọng gắn liền với chiến lược. Mục tiêu SMART chỉ đứng riêng lẻ dưới dạng kết quả định lượng. Tôi sẽ nói rằng SMART là điều kiện cần nhưng chưa đủ. Đó là một phần của câu đố nhưng bản thân nó chưa hoàn chỉnh.”
Khi nào nên sử dụng OKRs so với mục tiêu SMART
Phương pháp OKR và SMART có những cách sử dụng riêng biệt. Khi chọn sử dụng phương pháp nào, hãy xem xét những phẩm chất sau đây trong nỗ lực của bạn.
Sử dụng OKR trong các tình huống sau:
- Khi bạn có đích đến rõ ràng: OKR sẽ đại diện cho những gì bạn muốn theo đuổi hoặc hoàn thành nhất trong một quý.
- Khi bạn đang phát triển các mục tiêu dài hạn: Dựa trên các mục tiêu chiến lược cấp cao nhất, các nhóm và nhóm nên đóng góp trực tiếp vào việc đặt ra các mục tiêu hàng quý hoặc dài hạn.
- Khi bạn có những mục tiêu luôn biến thiên: OKR mang đến sự linh hoạt. Nhịp đánh giá hàng tuần cung cấp một cách để theo dõi thành công ở quy mô nhỏ hơn. Việc thường xuyên xem xét lại các mục tiêu cũng giúp bạn theo dõi những thay đổi có thể yêu cầu bạn thay đổi hoặc loại bỏ các kết quả chính. Montgomery, tác giả cuốn sách, giải thích: “Hầu hết việc đặt mục tiêu là hàng năm, cho cả kế hoạch chiến lược, có thể bao gồm tầm nhìn chiến lược từ 3 đến 5 năm, và ở cấp độ cá nhân nhân viên”. Bắt đầu ít hơn, kết thúc nhiều hơn: Xây dựng tính linh hoạt chiến lược với OKRs. “Vấn đề là, một năm có thể là một thời gian dài, đặc biệt là trong thế giới tổ chức ngày nay. Điều xảy ra với OKR là bạn tạo ra một nhịp độ thiết lập và xem xét các mục tiêu hàng quý. Bằng cách đó, bạn có cuộc trò chuyện mang tính chiến lược thường xuyên hơn về những gì đang diễn ra trong môi trường của bạn.”
- Để tạo ra một cấp độ cao hơn cho bối cảnh tổ chức: OKR được thống nhất rõ ràng, minh bạch xác nhận OKR là lý tưởng để điều chỉnh các nỗ lực trong toàn tổ chức. Doug Gray là Giám đốc điều hành của Hiệp hội học tập hành động, LLC, và là tác giả của Mục tiêu + Kết quả then chốt (OKR) Lãnh đạo: Cách áp dụng bí quyết của Thung lũng Silicon vào sự nghiệp, nhóm hoặc tổ chức của bạn. Ông nói: “OKR phù hợp nhất với những người lao động tri thức, chẳng hạn như CNTT hoặc nhà quản lý, những người cần xác định mục tiêu của mình và chứng minh thành tích bằng cách sử dụng các kết quả chính”.
- Để đặt mục tiêu đa số liệu: Mỗi kết quả chính dựa trên một thước đo thành công khác nhau, chẳng hạn như mục tiêu SMART riêng lẻ. Vì vậy, một mục tiêu duy nhất bao gồm nhiều số liệu. Việc phân biệt giữa các mục tiêu đa số liệu và một số liệu có thể quan trọng tùy thuộc vào việc bạn muốn tuyên bố chiến thắng cho toàn bộ gói OKR hay các thành tích cụ thể.
Sử dụng mục tiêu SMART trong các tình huống sau:
- Để cung cấp hướng dẫn từ trên xuống cho các hành vi và quy trình có tính lặp đi lặp lại: “Ví dụ: các chuỗi nhà hàng fastfood như Lotte hay KFC thì thường các yêu cầu đi từ trên xuống để thực hiện bởi cấp dưới 1 cách hiệu quả”.
- Khi doanh nghiệp không có đích đến: Quá trình tạo mục tiêu SMART cung cấp một khuôn khổ dễ dàng để tạo mục tiêu rõ ràng, chính xác theo dòng thời gian.
- Để đặt và theo dõi các mục tiêu riêng biệt trong một nhóm hoặc cho một cá nhân: Đôi khi, các nhóm hoặc cá nhân có những mục tiêu quan trọng đối với nhóm nhưng không đóng góp trực tiếp vào kế hoạch chiến lược quy mô lớn hơn.
Mục tiêu SMART là một cấu trúc tuyệt vời để viết ra những mục tiêu đó.
Ví dụ: khách hàng tiềm năng có thể muốn định hình hành vi, chẳng hạn như nâng lên một nhân viên thụ động bằng cách giao cho họ trách nhiệm khắc phục sự cố trong một chương trình được sử dụng thường xuyên. Mục tiêu như vậy có thể không mang tính chiến lược nhưng nó xây dựng tiềm năng của tổ chức bằng cách trao quyền cho nhân viên.
Christina Wodtke là giáo sư, diễn giả và tác giả của cuốn sách dựa trên OKR Tập trung triệt để và một cuốn sách mới Nhóm tự quản lý.
Cô nói: “Không có ranh giới phân chia giữa mục tiêu SMART và OKRs. “Chúng rất giống nhau, miễn là bạn kiểm tra hàng tuần và hỏi: ‘Chúng ta đang tiến gần hơn hay xa hơn mục tiêu của mình?’ Mọi người cần có mục tiêu và được truyền cảm hứng. KPI chỉ là những con số. Mục tiêu THÔNG MINH có thể là đầy cảm hứng và họ có những con số OKR mang đến điều gì đó cho những người không bị chi phối bởi những con số.”
Đọc bài viết này để tìm hiểu thêm về OKR và KPI.
Điểm mạnh và điểm yếu của OKR và mô hình mục tiêu SMART
Mỗi cách tiếp cận có thể hữu ích trong những tình huống nhất định. Đây là một số phẩm chất cần xem xét trước khi chọn một phương pháp:
- Khả năng thích ứng: Với nhịp độ thường niên điển hình, các mục tiêu SMART mang lại rất ít cơ hội để xoay chuyển. Họ làm việc hiệu quả với mục tiêu được xác định rõ ràng trong những hoàn cảnh cố định. Ngược lại, với nhịp độ hàng quý dành cho các nhóm và cá nhân cũng như các mục tiêu rộng hơn, OKR cho phép thay đổi các kết quả chính để điều chỉnh những thay đổi, chẳng hạn như trong bối cảnh xoay chuyển liên tục của đối thủ cạnh tranh.
- Sự liên kết: Lý tưởng nhất là hầu hết các mục tiêu SMART và OKR đều dựa trên chiến lược và được củng cố bằng sự tham gia của ban điều hành.
- Tính mở rộng đầy khát vọng: OKR nổi tiếng trong việc khuyến khích việc dũng cảm khám phá các lựa chọn thay thế mới. Mục tiêu THÔNG MINH có thể thúc đẩy công việc hướng tới đạt được một mục đích cụ thể, sau đó mọi người bắt đầu thất bại, do đó hạn chế việc mở rộng và đạt được thành công cao hơn cho cá nhân và công ty. Mặt khác, mục tiêu SMART tập trung vào các mục tiêu có thể đạt được.
- Tinh thần: Trọng tâm hạn hẹp của mục tiêu SMART có thể khiến nhân viên bỏ qua các công việc mang lại lợi nhuận khác để đạt được mục tiêu. Khi mọi người không đạt được mục tiêu, họ có thể mất tinh thần vì không thể nhìn thấy bức tranh tổng thể về toàn bộ thành tựu của mình.
- Lập kế hoạch: Do tính đặc thù của các mục tiêu SMART nên chúng có thể mất nhiều thời gian hơn để tạo.
- Độ chính xác: Mục tiêu SMART tập trung vào các số liệu cụ thể và khung thời gian chính xác, điều này có thể phù hợp với các mục tiêu rõ ràng trong ngắn hạn. Ngược lại, các mục tiêu trong OKR rất rộng và các kết quả chính có thể thay đổi khi hoàn cảnh thay đổi.
Mẹo đặt OKR và mục tiêu dạng SMART
Nếu bạn đã sẵn sàng thử đặt mục tiêu cho cá nhân hay nhóm của bạn, hãy xem xét các mẹo sau để viết OKRs cho sản phẩm và mục tiêu SMART:
- Chọn mục tiêu của bạn một cách rất cẩn thận: Các mục tiêu được xây dựng kém hoặc được lựa chọn sai lầm sẽ không giúp ích gì cho bạn.
- Tạo mục tiêu của nhóm và cá nhân: Cho dù đặt mục tiêu OKR hay SMART, bạn nên cộng tác với nhân viên trong việc đặt mục tiêu của nhóm và cho phép họ chọn ít nhất một số mục tiêu của riêng mình.
- Viết ra các mục tiêu này ra giấy: Viết ra các ghi chú hoặc mục tiêu có thể truyền cảm hứng cho sự cam kết và theo dõi trong bất kỳ công việc nào. Hơn nữa, việc giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm và trên toàn tổ chức về các mục tiêu sẽ thúc đẩy sự minh bạch và hiểu biết.
- Lập kế hoạch để thành công: Đặt mục tiêu thôi là chưa đủ — để có kết quả tốt nhất, người tham gia phải thường xuyên xem xét tiến độ, chẳng hạn như trong các cuộc họp trạng thái OKR hàng tuần. Ban quản lý, từ cấp cao nhất đến từng lãnh đạo, cũng phải lập kế hoạch để thành công bằng việc đào tạo và các nguồn lực cần thiết khác.
- Thất bại là mẹ thành công: Theo Christina Wodtke, “Câu hỏi khó đối với các công ty là ‘Chúng ta có khả năng gì?’ Mọi người lo sợ rằng sự mới mẻ và khác biệt có thể gây ra vấn đề khi đánh giá hiệu suất. Ngược lại, OKRs hỏi: ‘Bạn thực sự sẽ làm gì’ sẽ làm gì nếu bạn không sợ hãi? Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta đến một thị trường mới? Thành công là gì? Nếu chúng ta tập trung vào một khách hàng mới thì sao?’
Bảng So Sánh OKR và Mục Tiêu SMART
| Tiêu Chí | OKR (Objectives and Key Results) | Mục Tiêu SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) |
|---|---|---|
| Mục tiêu | – Chung và đầy cảm hứng | – Cụ thể và rõ ràng |
| Kết quả chính | – Đo lường được và có thời gian xác định | – Đo lường được và có thời gian xác định |
| Tính linh hoạt | – Rất linh hoạt, có thể điều chỉnh hàng quý | – Ít linh hoạt hơn, thường thiết lập hàng năm |
| Thời gian đánh giá | – Đánh giá hàng quý | – Đánh giá hàng năm hoặc hàng quý |
| Tập trung vào | – Mục tiêu chiến lược dài hạn và thay đổi văn hóa | – Mục tiêu cụ thể, dễ đo lường và theo dõi |
| Gắn liền với thưởng | – Không gắn liền với lương thưởng | – Thường gắn liền với đánh giá hiệu suất và lương thưởng |
| Sự đo lường | – Đa số liệu, có thể thay đổi kết quả chính khi cần thiết | – Thường đo lường một số liệu duy nhất, như lợi nhuận hoặc chất lượng |
| Khả năng thích ứng | – Thay đổi linh hoạt để phản ứng với hoàn cảnh thay đổi | – Ít khả năng xoay chuyển, phù hợp với mục tiêu cụ thể trong hoàn cảnh cố định |
| Mục tiêu cá nhân | – Cộng tác với nhân viên trong việc đặt mục tiêu nhóm | – Phù hợp với các mục tiêu riêng biệt trong nhóm hoặc cá nhân |
| Tính truyền cảm hứng | – Khuyến khích thử nghiệm và phát triển đột phá | – Có thể trở thành danh sách việc cần làm, ít tính tham vọng hơn |
Việc chọn giữa OKR và mục tiêu SMART phụ thuộc vào nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể của tổ chức. OKR phù hợp hơn với các mục tiêu dài hạn, linh hoạt và mang tính chiến lược, trong khi mục tiêu SMART thích hợp cho các mục tiêu cụ thể, dễ đo lường và có thời hạn rõ ràng.
Mẫu template cho mục tiêu dạng SMART và OKR
Bạn có thể đơn giản hóa đáng kể quá trình viết mục tiêu SMART và OKR bằng một vài mẫu template. Trong phần này, chúng tôi đã cung cấp các mẫu tải xuống miễn phí hữu ích nhất, tất cả đều có thể tùy chỉnh hoàn toàn để đáp ứng nhu cầu trong trường hợp của bạn.
Để tìm hiểu thêm về cách viết mục tiêu cá nhân và kết quả then chốt (OKR) nói chung, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi “Cách viết OKR cá nhân và chuyên nghiệp hiệu quả“.
Mẫu theo dõi mục tiêu SMART
Viết mục tiêu SMART không phải lúc nào cũng dễ dàng. Với mẫu này, bạn có thể xác định và ghi lại các ghi chú về mục tiêu của mình, sau đó xác định số liệu, khả năng đạt được và khung thời gian để đáp ứng mục tiêu đó. Cuối cùng, hãy tạo ra một mục tiêu chính xác, rõ ràng.
Tải xuống Mẫu mục tiêu và mục tiêu SMART
Mẫu onjective và mục tiêu dự án
Nếu bạn có nhiều mục tiêu hoặc cần lập kế hoạch cho một dự án, hãy sử dụng mẫu mục tiêu SMART này, mẫu này đề cập đến mục tiêu cấp cao cùng với các mục tiêu phụ. Nhập mục tiêu SMART, sau đó xác định số liệu và các thông số khác cho từng mục tiêu.
Tải xuống Mẫu Mục tiêu và Mục tiêu Dự án
Mẫu biểu đồ mục tiêu
Nếu việc đặt mục tiêu là một nỗ lực hợp tác trong tổ chức của bạn, hãy tải xuống mẫu biểu đồ mục tiêu này để liệt kê các phiên bản thay thế của cùng một mục tiêu hoặc so sánh các mục tiêu khác nhau. Sử dụng một bản sao làm bảng tính trong giai đoạn soạn thảo, sau đó tạo một bản sao khác để ghi lại phiên bản cuối cùng của mục tiêu của bạn.
Tải xuống mẫu biểu đồ mục tiêu
Mẫu OKR đơn giản
Mẫu OKR đơn giản này phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ hoặc một tổ chức muốn có một công cụ dễ sử dụng để soạn thảo và thử nghiệm OKR. Thêm hoặc xóa các phần nếu cần để tùy chỉnh nó theo nhu cầu của bạn.
Tải xuống mẫu OKR đơn giản
Mẫu dashboard và theo dõi số liệu OKR
Để có mẫu OKR nhóm phức tạp hơn, hãy thử trình theo dõi số liệu này và bảng thông tin đi kèm. Trên trang đầu tiên, đặt năm và quý, sau đó nhập mục tiêu của nhóm và các kết quả chính. Ghi lại nỗ lực của bạn bằng cách nhập giá trị hiện tại và phần trăm tiến độ.
Tải xuống Mẫu bảng điều khiển và theo dõi số liệu OKR – Excel
Mẫu OKR toàn diện
Với mẫu OKR miễn phí, có thể tùy chỉnh này, bạn có thể nêu chi tiết OKR của công ty, nhóm và cá nhân theo quý và năm. Theo dõi tiến trình của bạn hàng tuần trong trường Ghi chú trạng thái và bao gồm phần trăm đã hoàn thành. Tỷ lệ phần trăm cho mỗi kết quả chính được cộng lại để biểu thị tỷ lệ phần trăm hoàn thành cho từng mục tiêu.
Tải xuống mẫu OKR toàn diện
Bạn sẽ tìm thấy các mẫu miễn phí, hữu ích hơn, có thể tải xuống để giúp bạn lập kế hoạch OKR và đạt được các mục tiêu dài hạn, trong Bài viết mẫu OKR.
Theo Smartsheetcom
Để lại một bình luận